Karty Paliwowe i Nowy Podatek: Co Zmienia Się dla Twojej Firmy?

W obliczu dynamicznych zmian w prawie podatkowym, każdy przedsiębiorca musi być na bieżąco z nowymi regulacjami, zwłaszcza tymi dotyczącymi kosztów operacyjnych. Nowy podatek od paliwa, który wejdzie w życie w 2025 roku, niesie ze sobą istotne konsekwencje dla wielu branż.

W tym artykule wyjaśnimy, jak przygotować się na nadchodzące zmiany i w jaki sposób karty paliwowe mogą stać się kluczowym narzędziem do optymalizacji kosztów w Twojej firmie.

Jak nowy podatek od paliwa 2025 wpłynie na przedsiębiorców?

Jakie kluczowe zmiany podatku paliwa wprowadzono na 2025?

Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce zaczęła obowiązywać nowelizacja ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2024 r. poz. 1187), która wprowadza nowe stawki akcyzy na paliwa silnikowe. Zgodnie z ustawą, stawka akcyzy na olej napędowy wzrosła z 1,17 PLN do 1,30 PLN za litr, natomiast dla benzyny bezołowiowej z 1,54 PLN do 1,68 PLN.

Wraz z tymi zmianami wzrosła również opłata emisyjna, która w 2025 roku wynosi 0,15 PLN za litr, w porównaniu do 0,10 PLN w 2024 roku. Efektem jest przeciętny wzrost ceny litra paliwa o ok. 0,20–0,25 PLN, co oznacza dla firm transportowych średni roczny koszt wyższy o 3 000 do 6 000 PLN na każde 10 pojazdów ciężarowych.

Nowy podatek od paliwa 2025 wprowadza również obowiązek szczegółowego raportowania zużycia paliw przez przedsiębiorstwa w wybranych branżach objętych systemem ETS-2. Przepisy te mają na celu ograniczenie emisji CO2, jednak generują dodatkowe obciążenia administracyjne. W praktyce nowe regulacje skutkują nie tylko wyższymi kosztami operacyjnymi, ale także zwiększoną złożonością w zarządzaniu flotą.

Kim są najbardziej dotknięci nowymi regulacjami?

W  roku najbardziej dotkniętym sektorem przez nowy podatek od paliwa jest branża transportowa, która według danych GUS odpowiada za ponad 68% całkowitego zużycia oleju napędowego w Polsce. Zarówno przewoźnicy drogowi, jak i firmy logistyczne doświadczają istotnego wzrostu kosztów operacyjnych. Przedsiębiorstwa posiadające floty powyżej 20 pojazdów odnotowują nawet 12–15% wzrost wydatków paliwowych w porównaniu do roku 2024.

Również sektory takie jak budownictwo, rolnictwo i usługi komunalne odczuwają skutki zmian, ponieważ intensywnie wykorzystują pojazdy ciężkie i maszyny wymagające tankowania na miejscu. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie marże są ograniczone, wzrost cen paliw może prowadzić do ograniczenia aktywności operacyjnej lub konieczności podnoszenia cen usług.

Dodatkowe wyzwania wiążą się z koniecznością adaptacji do przepisów związanych z cyfrowym raportowaniem zużycia paliw i nowym systemem rozliczeń podatkowych.

Karty paliwowe jako klucz do optymalizacji kosztów

Jak działa karta paliwowa?

Karta paliwowa to narzędzie dedykowane dla firm posiadających flotę pojazdów lub regularnie korzystających z paliw. Umożliwia ona bezgotówkowe tankowanie na partnerskich stacjach paliw oraz pozwala na gromadzenie wszystkich transakcji w jednym systemie rozliczeniowym. Dzięki integracji z oprogramowaniem do zarządzania flotą, karta do tankowania pozwala na bieżący monitoring zużycia paliwa, kontrolowanie lokalizacji transakcji, a także przeciwdziałanie nadużyciom.

Jedną z głównych korzyści jest poprawa płynności finansowej – firmy otrzymują zbiorczą fakturę z odroczonym terminem płatności (najczęściej 14 lub 30 dni), co znacznie ułatwia zarządzanie budżetem. Dodatkowo, karta paliwowa daje dostęp do preferencyjnych stawek (zwłaszcza przy dużych wolumenach) oraz szeregu usług dodatkowych – od płatności za myjnie, po monitorowanie emisji CO2.

Jak optymalizować koszty operacyjne za pomocą kart paliwowych?

• Negocjowanie zniżek hurtowych – firmy z większym wolumenem tankowań mogą uzyskać indywidualne rabaty nawet do 0,20 PLN/litr paliwa.
• Udział w programach lojalnościowych – wybrane systemy kart nagradzają lojalnych klientów punktami wymiennymi na rabaty lub usługi, co sprzyja optymalizacji kosztów podatkowych.
• Precyzyjne zarządzanie flotą – integracja z systemami GPS i telematyką pozwala identyfikować nieefektywne trasy i zużycie, zmniejszając koszty operacyjne oraz wspierając optymalizację podatkową poprzez dokładniejsze raporty rozliczeniowe.

Regulacje VAT i orzeczenia TSUE w kontekście kart paliwowych

Jak zmienia się klasyfikacja VAT?

W wyniku wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, zwłaszcza sprawy C-235/18 „Vega International”, Komisja Europejska zaleciła krajom członkowskim rewizję sposobu rozliczania VAT dla transakcji z użyciem kart paliwowych. Polska zareagowała aktualizując interpretację przepisów VAT w listopadzie 2024 roku, uznając operatorów kart paliwowych nie za sprzedawców paliwa, lecz za podmioty świadczące usługi finansowe.

Oznacza to, że dla wielu firm karta paliwowa staje się narzędziem nabycia usług pośrednich, a nie bezpośredniego zakupu paliwa. W praktyce może to utrudnić pełne odliczenie VAT, chyba że karty są oferowane przez operatorów spełniających określone warunki dostawcy towaru. Dla przedsiębiorców kluczem staje się wybór kart, które oferują faktury spełniające kryteria zgodności z aktualnymi przepisami podatkowymi.

Jak praktycznie zastosować nowe regulacje VAT?

Przykład: Firma kurierska SpeedLog z Warszawy, posiadająca flotę 45 pojazdów, zdecydowała się w styczniu 2025 roku na zmianę operatora karty paliwowej na takiego, który wystawia faktury spełniające warunki przewidziane przez najnowsze interpretacje MF.

Pozwoliło to firmie na zachowanie prawa do pełnego odliczenia VAT w wysokości 23% z ponad 750 000 PLN wydanych na paliwo rocznie. Dzięki odpowiednio sformułowanym umowom i wyborowi certyfikowanego operatora, SpeedLog uniknął problemów związanych z rozliczeniami, zwiększając efektywność księgową oraz wspierając optymalizację kosztów podatkowych.

Najlepsze praktyki i case studies w korzystaniu z kart paliwowych

Jak firmy transportowe efektywnie używają kart paliwowych?

Case study: TransCars Sp. z o.o., firma posiadająca flotę 80 ciągników siodłowych operujących w Polsce i Niemczech, wdrożyła w 2024 roku zintegrowany system telematyczny połączony z kartami paliwowymi DKV. Dzięki codziennemu monitorowaniu lokalizacji i zużycia paliwa, firma ograniczyła przypadki tankowania poza siecią preferowaną – co przyniosło oszczędności rzędu 6% rocznych wydatków paliwowych.

W 2025 roku, korzystając z nowego systemu raportowania zużycia, TransCars zyskała możliwość lepszego prognozowania kosztów i dostosowywania marż usług przewozowych do realnych zmian rynkowych.

Jakie są najlepsze praktyki w rozliczeniach i zarządzaniu kosztami?

• Centralizacja faktur paliwowych – ograniczanie liczby faktur do jednej zbiorczej pozwala zmniejszyć nakład pracy księgowości.
• Regularne audyty zużycia paliwa – analiza raportów z kart w połączeniu z przebiegiem pojazdów pozwala wykrywać anomalie.
• Wybór kart z jasną strukturą VAT – unikanie dostawców, którzy nie wystawiają faktur zgodnych z polskim prawem podatkowym.
• Monitorowanie tras i stylu jazdy – integracja kart paliwowych z systemami GPS pozwala na szkolenia z eco-drivingu, wspierając optymalizację kosztów.

Porównanie kosztów paliwa przed i po wprowadzeniu nowego podatku 2025

Aby dowiedzieć się, która karta do tankowania będzie najlepiej dopasowana do potrzeb Twojej firmy, porównaj oferty na Companeo.

Porównaj teraz i zobacz, która karta paliwowa pomoże Ci osiągnąć optymalizację podatkową w 2025 roku.