Karta paliwowa – jak działa? Przewodnik dla firm 2025

W dynamicznym świecie biznesu, efektywne zarządzanie kosztami floty jest kluczowe dla sukcesu każdej firmy. Karty paliwowe stały się niezastąpionym narzędziem dla przedsiębiorców, oferując nie tylko wygodę, ale i realne oszczędności.

Ten kompletny przewodnik wyjaśnia, jak działają karty paliwowe i dlaczego są one niezbędne dla Twojej firmy w 2025 roku.

Jak działa karta paliwowa?

Jakie są podstawy użycia kart paliwowych?

Karta paliwowa  to specjalistyczne narzędzie płatnicze, stworzone z myślą o firmach zarządzających flotą pojazdów lub często ponoszących wydatki na transport. Jej podstawowym celem jest uproszczenie i usystematyzowanie procesu zakupu paliwa oraz wydatków związanych z eksploatacją samochodów służbowych. Mówiąc najprościej – karta funkcjonuje podobnie do karty bankowej, ale ograniczona jest do konkretnych kategorii zakupów, jak paliwo, opłaty drogowe, myjnie lub serwisy samochodowe.

Jak działa karta paliwowa z praktycznego punktu widzenia? Po zatankowaniu kierowca płaci ją na stacji partnerskiej, nie potrzebując gotówki ani prywatnych środków. Faktura zbiorcza za wszystkie transakcje trafia później do działu księgowego firmy, co znacząco ułatwia rozliczenia.

Definicja karty paliwowej obejmuje również funkcje kontrolne. Administrator może precyzyjnie zarządzać limitem wydatków, godzinami użycia karty czy dopuszczalnymi kategoriami zakupów. W efekcie karta paliwowa ogranicza ryzyko nadużyć i zapewnia pełną przejrzystość finansową.

Jak wygląda proces zakupu i doładowania kart paliwowych?

Proces nabycia karty paliwowej dla firmy jest stosunkowo prosty i przystosowany do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw. Pierwszym krokiem jest wybór dostawcy – może to być sieć stacji paliw (np. Shell, Orlen, BP) lub operator oferujący rozwiązania wielostacyjne. Po podpisaniu umowy firma otrzymuje fizyczne lub cyfrowe karty paliwowe dla pracowników, z przypisaniem do konkretnego pojazdu lub kierowcy.

Krok 1: Złożenie wniosku online lub kontakt z przedstawicielem handlowym.
Krok 2: Weryfikacja danych rejestrowych firmy.
Krok 3: Otrzymanie kart i aktywacja w systemie zarządzania flotą.
Krok 4: Ustawienie limitów, przypisanie osób odpowiedzialnych i sposobu powiadomień.

Większość kart działa w modelu post-paid, czyli rozliczania po zakończeniu okresu rozrachunkowego (najczęściej tygodniowo lub miesięcznie), ale dostępne są również opcje prepaid, które można zasilać określoną kwotą. Doładowanie odbywa się poprzez panel klienta online, aplikację mobilną lub przelewem bankowym. Dzięki temu zarządzanie kartą paliwową dla personelu możliwe jest zdalnie i w czasie rzeczywistym.

Jakie są zalety i wady kart paliwowych?

Jakie oszczędności i ułatwienia rozliczeń oferują karty paliwowe?

Jedną z największych zalet kart paliwowych jest potencjał redukcji wydatków flotowych. Dzięki zintegrowanemu systemowi fakturowania firmy często otrzymują jednolitą zbiorczą fakturę z wyszczególnieniem stawek VAT – co upraszcza i przyspiesza księgowanie. Dla działów finansowo-księgowych to oszczędność na czasie, ryzyku pomyłek oraz kosztach administracyjnych.

Kolejnym atutem jest możliwość uzyskania rabatów na paliwo – niektóre sieci oferują zniżki nawet do 10 groszy na litrze, w zależności od wolumenu tankowań. Co więcej, jak karta paliwowa może pomóc ograniczyć koszty flotowe? Poprzez monitoring wielkości zużycia paliwa i analizę stylu jazdy kierowców, co pozwala firmom wdrażać działania optymalizacyjne.

Jakie są potencjalne wyzwania i problemy z kartami paliwowymi?

Mimo licznych zalet, korzystanie z kart paliwowych dla pracowników nie jest wolne od wyzwań. Najczęstszy problem to ograniczenie akceptacji – nie każda stacja obsługuje każdą kartę, co może być kłopotliwe na mniej uczęszczanych trasach. Drugim ryzykiem są nadużycia – jeśli pracownik nie jest przypisany indywidualnie do karty, trudniej kontrolować, kto i kiedy z niej korzystał.

Aby zminimalizować zagrożenia, warto stosować oznaczenia kart (np. numer rejestracyjny pojazdu), limity dzienne oraz geofencing (czyli ograniczenie działania karty do określonego obszaru). Dodatkowo, większość systemów oferuje powiadomienia SMS lub mailem, co wzmacnia kontrolę wydatków i pozwala szybciej wykrywać nieprawidłowości.

Jak wybrać odpowiednią kartę paliwową dla swojej firmy?

Jakie są popularne marki i ich oferty na  2025 rok?

Jak dokonać właściwego wyboru na podstawie potrzeb firmy?

• Określ liczebność floty i profil aktywności (transport lokalny czy międzynarodowy).
• Sprecyzuj, czy potrzebujesz karty paliwowej dla pracowników, czy do przypisania do pojazdów.
• Sprawdź mapę dostępnych stacji – najlepiej wybrać operatora o największym pokryciu na Twoim szlaku.
• Porównaj formy rozliczeń (prepaid/postpaid), limity i zakres usług dodatkowych.
• Zwróć uwagę na ceny abonamentów i potencjalne korzyści – jak funkcjonuje karta paliwowa z rabatami i integracjami.

Jak nowoczesne technologie wpływają na użytkowanie kart paliwowych?

Jak aplikacje mobilne ułatwiają monitoring wydatków na flotę?

W 2025 roku aplikacje mobilne stały się nieodzownym elementem systemu zarządzania flotą . Oferują użytkownikom możliwość monitoringu wydatków w czasie rzeczywistym – od lokalizacji tankowania po wartość transakcji. Z perspektywy kierownika logistyki zapewniają pełną przejrzystość i szybsze wykrywanie odchyleń od normy.

Klienci korzystający z aplikacji takich jak Shell Card GO czy Orlen Mobile Flota mogą planować trasy w oparciu o dostępność stacji, sprawdzać saldo środków na kartach oraz dokonywać ich doładowań online. Dzięki temu monitoring wydatków staje się wygodniejszy, a decyzje budżetowe – lepiej uzasadnione.

Jak zintegrować karty paliwowe z systemami księgowymi firmy?

Integracja kart paliwowych z systemami finansowo-księgowymi to kluczowy krok w optymalizacji procesów back-office. Wiodący dostawcy oferują eksport danych zgodnych z systemami SAP, Comarch ERP, Sage lub streamowanie API do platform chmurowych. To pozwala firmom na wprowadzenie automatycznego księgowania transakcji bez potrzeby ręcznego przepisywania danych.

Integracja z systemami księgowymi oznacza również oszczędność czasu i redukcję kosztów poprzez karty paliwowe – mniej błędów ludzkich, automatyczna klasyfikacja kosztów i zgodność z przepisami podatkowymi, w tym uproszczony odliczanie VAT i raportowanie do KSeF (od 1 stycznia 2025r. obowiązkowego zgodnie z ustawą o Krajowym Systemie e-Faktur, Dz.U. 2023 poz. 1322).

Pamiętać

W 2025 roku karta paliwowa pozostaje jednym z najbardziej uniwersalnych narzędzi do zarządzania wydatkami flotowymi w sektorze B2B. Daje kontrolę, oszczędność i transparentność każdemu przedsiębiorcy. Dobór odpowiedniego rozwiązania – czy to Orlen Flota, SHELL Card czy DKV – powinien bazować na realnych potrzebach przedsiębiorstwa oraz dostępnych technologiach, takich jak monitoring w aplikacjach mobilnych czy integracja z księgowością.

Odkryj najlepsze oferty kart paliwowych dopasowanych do Twojej działalności na Companeo i zyskaj przewagę operacyjną oraz finansową.