KARTA PALIWOWAKoniec z zaliczkami na paliwo dzięki prostszej księgowości
KARTA PALIWOWA
Koniec z zaliczkami na paliwo dzięki prostszej księgowości

Karta paliwowa

Zapoznaj się z naszymi artykułami o Karta paliwowa

Zobacz wszystie nasze artykuły o Karta paliwowa

Karty paliwowe ciesz? si? rosn?c? popularno?ci? w?ród polskich firm. Jeszcze nigdy na tym coraz bardziej atrakcyjnym rynku liczba graczy proponuj?cych karty paliwowe dla firmy nie by?a tak du?a - a wci?? ro?nie. Ponadto, aby si? wyró?ni?, us?ugodawcy proponuj? coraz szersze i bardziej kompleksowe oferty w dziedzinie us?ug dodatkowych. Skutki dla tego wci?? kszta?tuj?cego rynku s? takie, ?e firmy jeszcze nigdy nie mog?y skorzysta? z tak korzystnych rozwi?za? kart paliwowych, a wybór pomi?dzy ró?nymi ofertami i wystawcami jeszcze nigdy nie by? tak trudny.

Czym jest karta paliwowa w 2021 r.? Jak dzia?aj? takie karty? Kim s? wystawcy kart paliwowych i jak dokona? w?a?ciwego wyboru? Jak rozszyfrowa? cenniki kart paliwowych?

Nasz przewodnik porusza wszystkie te niezb?dne kwestie, aby pomóc w wyborze produktu, który staje si? coraz bardziej strategiczny dla wszystkich firm.

Karty paliwowe: od teorii do praktyki

Karty paliwowe s? ?rodkami p?atniczymi przeznaczonymi ?ci?le na wydatki zwi?zane z podró?ami s?u?bowymi - paliwo… ale nie tylko. Codzienne u?ytkowanie kart paliwowych jest tak proste, jak to tylko mo?liwe, poniewa? ich g?ównym celem jest u?atwienie procedur zwi?zanych z przejazdami, zarówno dla firmy, jak i dla pracownika w delegacji.

Karty paliwowe: co to jest?

Karty paliwowe s? ?rodkiem p?atniczym prepaid b?d? postpaid, pozwalaj?cym autoryzowanym pracownikom i wspó?pracownikom na uregulowanie pewnych kosztów zwi?zanych z podró?ami s?u?bowymi.

Dotycz? wszelkich rodzajów pojazdów: osobowych, u?ytkowych czy ci??arowych.

Karty te s? wystawione na firm? i powi?zane bardziej z konkretnym pojazdem ani?eli z danym kierowc?. We wszystkich punktach akceptuj?cych kart?, karta paliwowa pozwala zap?aci? za ró?norodne produkty i ?wiadczenia, takie jak paliwo, ale te? mycie pojazdu i niektóre produkty s?u??ce do codziennego utrzymania auta.

Równie? niektóre inne us?ugi zwi?zane z podró?ami s?u?bowymi mog? by? op?acone tymi kartami, jak na przyk?ad parking czy p?atno?? za przejazd autostrad?.

Karta paliwowa ma na celu u?atwienie zarz?dzania firmowym bud?etem na paliwo. Dzi?ki niej wspó?pracownicy i pracownicy nie maj? ju? obowi?zku wyk?adania z w?asnej kieszeni na wydatki s?u?bowe zwi?zane z przejazdami, a dzia? ksi?gowo?ci dostaje tylko jedn? faktur? ze wszystkimi transakcjami wykonanymi na karcie.

Codzienne u?ytkowanie kart paliwowych

Codzienne funkcjonowanie karty paliwowej zosta?o tak zaprojektowane, aby by? jak najprostsze dla u?ytkownika.

Przy ka?dej transakcji u?ytkownik pos?uguje si? kart? paliwow?, aby zap?aci? za paliwo i /lub ró?ne dodatkowe produkty i autoryzowane us?ugi. Je?li chodzi o parking czy p?atno?? za przejazd autostrad?, karta jest zwykle wyposa?ona w opcj? p?atno?ci na odleg?o??, dlatego nie ma nawet potrzeby skorzystania z automatu. Je?li natomiast chodzi o paliwo, niektóre karty dzia?aj? tylko w automacie b?d? tylko w okienku, inne za? dzia?aj? zarówno w automatycznych dystrybutorach paliwa,  jak i w okienku na stacji benzynowej.

U?ytkownik przedstawia kart?, podaje numer rejestracyjny pojazdu, a cz?sto tak?e liczb? kilometrów na liczniku w momencie dokonywania transakcji. Je?li karta jest bezdotykowa, wystarczy zbli?y? j? do terminala. Czasem konieczne jest równie? podanie kodu PIN lub podpis.

Je?li chodzi o zarz?dzanie flot?, funkcjonowanie ró?ni si? w zale?no?ci od tego, czy mamy do czynienia z kart? prepaid czy postpaid. W pierwszym przypadku trzeba co jaki? czas uzupe?nia? ?rodki nakarcie. W drugim przypadku, p?atno?? odbywa si? na faktur? i koszty s? przelewane zarówno pracownikowi, jak i firmie. W ka?dym przypadku zarz?dzaj?c flot? pojazdów, mamy do dyspozycji wachlarz parametrów pozwalaj?cych na kontrol? u?ytkowania karty.

Mo?liwe jest tak?e ograniczenie u?ywania karty:

- Do okre?lonych rodzajów paliwa,

- Do niektórych produktów i us?ug w przypadku kart zawieraj?cych us?ugi powi?zane,

- Do konkretnych dni tygodnia,

- Do okre?lonych godzin w ci?gu dnia,

- Do okre?lonej kwoty na ka?d? transakcj?,

- Do konkretnych miejsc geograficznych,

- Do okre?lonej ilo?ci litrów paliwa na ka?d? transakcj?.

Te ograniczenia mog? by? bezwzgl?dne, czyli automatyczne, uniemo?liwiaj?ce p?atno?? albo bardziej informacyjne, poprzez wys?anie powiadomienia do osoby zarz?dzaj?cej flot?.

Aby zarz?dza? tymi narz?dziami kontroli i monitoringu zu?ycia paliwa, u?ytkownik uzyskuje zwykle dost?p do oprogramowania do zarz?dzania online po zamówieniu abonamentu na karty paliwowe.

Rodzaje wystawców kart paliwowych

Du?e koncerny naftowe nie s? ju? jedynymi wystawcami kart paliwowych. Do??czyli do nich gracze z bran?y supermarketów, którzy równie? dystrybuuj? paliw?, a tak?e wyspecjalizowani us?ugodawcy niezale?ni. 

Du?e koncerny naftowe

Du?e grupy koncernów naftowych oczywi?cie jako pierwsze zacz??y ?wiadczy? us?ug? kart paliwowych.

Ich sie? pozwala na oferowanie kart dzia?aj?cych nie tylko w Polsce, ale tak?e w wielu krajach europejskich. Us?uga elektronicznej winiety w niektórych krajach czy p?atno?ci za parking parking równie? jest zapewniona przez partnerów. 

Du?? zmian?, która nast?pi?a na rynku koncernów naftowych w ostatnich latach, by?o pojawienie si? kart paliwowych wa?nych na wielu stacjach, po tym jak konkurenci zdecydowali si? po??czy? si?y, aby zwi?kszy? liczb? stacji benzynowych dost?pnych dla u?ytkowników kart.

G?ównymi sieciami s? obecnie:

Karta paliwowa Total 

Karta paliwowa Shell, Euro Shell

Karta paliwowa Lotos-Esso

Karta paliwowa grupy BP.

Wi?kszo?? powy?szych kart jest obecnie w ró?nym stopniu kartami dzia?aj?cymi na wielu stacjach.

Wyspecjalizowani us?ugodawcy niezale?ni

Obok tych dwóch tradycyjnych kategorii graczy, na rynku pojawili si? tak?e wyspecjalizowani us?ugodawcy. Cho? sami nie s? dystrybutorami paliwa, uda?o im si? zawrze? umowy, zarówno z koncernami naftowymi, jak i z sieciami supermarketów, dzi?ki czemu ich oferta i sie? stacji mo?e skutecznie rywalizowa? z tymi dwiema kategoriami.

G?ównymi kartami oferowanymi przez wyspecjalizowanych us?ugodawców niezale?nych na rynku s?:

- UTA, karta paliwowa Edenred,

- DKV, karta paliwowa Sodexo.

Zalety kart paliwowych, nierówno rozdzielone pomi?dzy ró?nych wystawców

Mimo ?e zalety kart paliwowych s? pod wzgl?dem sposobu funkcjonowania w zasadzie takie same, nie wszystkie us?ugi kart paliwowych s? w równym stopniu zaawansowane. Wyró?nienie tych zalet jest jednym z warunków koniecznych do wyboru karty paliwowej najlepiej dopasowanej do potrzeb, oczywi?cie ??cznie z cen?.

Typowe zalety kart paliwowych

Karty paliwowe wi??? si? z korzy?ciami praktycznymi i finansowymi.

W?ród zalet praktycznych, najwa?niejsze dotycz?:

- Faktu, ?e pracownik w delegacji, a wr?cz sama firma w przypadku kart postpaid, nie musi ju? z w?asnej kieszeni wyk?ada? na pokrycie kosztów podró?y s?u?bowej,

- Faktu, ?e kierownik zarz?dzaj?cy flot? dostaje jedn? faktur?, przejrzyst? i szczegó?ow?, na wszystkie transakcje wszystkich kart u?ywanych w firmie, zamiast paragony z poszczególnych transakcji,

- Faktu, ?e na tej fakturze widnieje precyzyjne, dok?adne wyliczenie kwoty podatku VAT zwi?zanej z tymi transakcjami, któr? mo?na potr?ci?,

Uregulowania wydatków s?u?bowych za pomoc? szczegó?owych parametrów,

Niemal zupe?nego wyeliminowania ryzyka oszustwa na wydatkach s?u?bowych na paliwo,

Zaawansowanych narz?dzi do przygotowywania raportów dotycz?cych zu?ycia paliwa,

- Us?ug znajduj?cych si? w pakiecie z kart?, dotycz?cych p?atno?ci za przejazd autostrad?, za parking czy innych us?ug.

Karty przynosz? te? firmie korzy?ci finansowe:

- Wyeliminowanie ryzyka oszustwa jest ?ród?em oszcz?dno?ci,

- Tak samo jest w przypadku oszcz?dno?ci na czasie zarz?dzania administracyjnego i ksi?gowego zyskanym w porównaniu z klasycznym systemem paragonów, który jest skomplikowany i czasoch?onny,

- Karty pozwalaj? na lepsze zarz?dzanie zu?yciem paliwa, co jest mo?liwe dzi?ki zaawansowanym narz?dziom monitoringu i raportowania,

- Wreszcie, niektórzy wystawcy przyznaj? zni?ki na tankowanie posiadaczom kart.

Jak wybra? odpowiedni? kart? paliwow? spomi?dzy ofert dost?pnych na rynku

Wszystkie te zalety nie s? w równym stopniu zaawansowane dla wszystkich kart paliwowych dost?pnych na rynku, co powinno stanowi? pierwsze kryterium wyboru.

Na przyk?ad:

Narz?dzia raportowania i monitoringu nie s? w równym stopniu rozwini?te: niektórzy us?ugodawcy proponuj? tylko szczegó?ow? faktur?, inni za? prawdziwe narz?dzia do zarz?dzania flot? w czasie rzeczywistym,

Us?ugi powi?zane z kart? równie? nie s? wsz?dzie jednakowe: myjnie samochodowe, us?ugi produkty w sklepie na stacji (czasami sie? nie dysponuje nawet sklepami!), op?ata za przejazd p?atn? autostrad? i parking nie s? mo?liwe w przypadku wszystkich kart

- Parametry s?u??ce do regulowania u?ytkowania mog? by? mniej lub bardziej zaawansowane,

Zni?ki na cen? paliwa ró?ni? si? w zale?no?ci od wystawcy - a wr?cz nie wszyscy oferuj? zni?ki! - nie tylko wysoko?ci?, ale te? sposobem obliczania zni?ki. Niektóre karty oferuj? sta?? zni?k? w wysoko?ci kilku groszy na litrze, inne indywidualnie wynegocjowan? zni?k? na podstawie ?redniego miesi?cznego zu?ycia paliwa. Jeszcze inne oferuj? wynegocjowan? jednakow? taryf? w ca?ym kraju, obowi?zuj?c? na wszystkich stacjach paliw, które akceptuj? kart?.

Jednak przede wszystkim g?ównym elementem wyró?niaj?cym karty paliwowe jest g?sto?? sieci stacji benzynowych, które je przyjmuj?, od kilkuset do kilku tysi?cy, zarówno w kraju, jak i w ca?ej Europe. Uwaga: bardziej ni? liczb? bezwzgl?dn? stacji paliw, nale?y wzi?? pod uwag? blisko?? tych stacji do miejsc, w których najcz??ciej b?d? przemieszcza? si? pojazdy.

Co sk?ada si? na cen? karty paliwowej

Cena karty paliwowej oczywi?cie równie? stanowi jedno z kluczowych kryteriów wyboru.

Wi?kszo?c wystawców podaje zwykle tylko cen? miesi?czn?, a trzeba bra? jeszcze pod uwag? inne koszty. Zrozumienie struktury cen kart paliwowych jest równie wa?ne jak sprawdzenie poziomu cen.

Poni?sza tabela zawiera ró?norodne koszty, które mog? by? powi?zane z kartami paliwowymi.

Rodzaj op?aty

Sposób fakturowania, dodatkowe informacje

Us?ugi podstawowe

Wystawienie lub aktywacja karty

Sta?a, jednorazowa przy rozpocz?ciu us?ugi, czasem do 15 euro za kart?

Op?ata abonamentowa

Miesi?czna lub roczna, najcz??ciej pobierana z góry. Przewa?nie za darmo przez pierwszy rok, potem od 1 do 10€ miesi?cznie. Mo?liwy inny cennik dla pojazdów ci??arowych.

Cena paliwa

Taka sama jak na podana stacji, wyskalowana cena w ca?ym kraju, cena wynegocjowana lub zni?ka

Op?ata operacyjna

Zwykle procent od zu?ycia paliwa

Koszty fakturowania

Niektórzy us?ugodawcy licz? sobie dodatkowo… za ka?de wystawienie faktury

Wydanie nowej karty

W razie zagubienia czy kradzie?y

Odnowienie karty

Sta?a op?ata

Opcje

Abonament na op?at? za autostrad? i parking

Zwykle jeden wydatek na obie us?ugi, ró?ne kategorie cenowe, od 1 € do 10 € miesi?cznie

Op?ata operacyjna za autostrad? i parking

Procent od kwoty zafakturowanej za autostrady i parking

Zmiana kategorii cenowej

Zwykle dro?sza ni? wystawienie nowej karty paliwowej

Abonament na myjni? samochodow?

Miesi?czny lub roczny, zwykle poni?ej 1 euro miesi?cznie

Aby mie? pewno??, ?e dokonali?my w?a?ciwego wyboru, najlepiej zamówi? wiele ofert kart paliwowych. Us?uga kojarzenia z us?ugodawcami Companeo jest szybka, darmowa i nie wymaga umowy, a pozwala porówna? do 4 ofert i wybra? t?, która najlepiej spe?ni Pa?stwa oczekiwania.