KARTA PALIWOWAKoniec z zaliczkami na paliwo dzięki prostszej księgowości
KARTA PALIWOWA
Koniec z zaliczkami na paliwo dzięki prostszej księgowości

Karta paliwowa

Zapoznaj się z naszymi artykułami o Karta paliwowa

Zobacz wszystie nasze artykuły o Karta paliwowa

Karty paliwowe cieszą się rosnącą popularnością wśród polskich firm. Jeszcze nigdy na tym coraz bardziej atrakcyjnym rynku liczba graczy proponujących karty paliwowe dla firmy nie była tak duża - a wciąż rośnie. Ponadto, aby się wyróżnić, usługodawcy proponują coraz szersze i bardziej kompleksowe oferty w dziedzinie usług dodatkowych. Skutki dla tego wciąż kształtującego rynku są takie, że firmy jeszcze nigdy nie mogły skorzystać z tak korzystnych rozwiązań kart paliwowych, a wybór pomiędzy różnymi ofertami i wystawcami jeszcze nigdy nie był tak trudny.

Czym jest karta paliwowa w 2021 r.? Jak działają takie karty? Kim są wystawcy kart paliwowych i jak dokonać właściwego wyboru? Jak rozszyfrować cenniki kart paliwowych?

Nasz przewodnik porusza wszystkie te niezbędne kwestie, aby pomóc w wyborze produktu, który staje się coraz bardziej strategiczny dla wszystkich firm.

Karty paliwowe: od teorii do praktyki

Karty paliwowe są środkami płatniczymi przeznaczonymi ściśle na wydatki związane z podróżami służbowymi - paliwo… ale nie tylko. Codzienne użytkowanie kart paliwowych jest tak proste, jak to tylko możliwe, ponieważ ich głównym celem jest ułatwienie procedur związanych z przejazdami, zarówno dla firmy, jak i dla pracownika w delegacji.

Karty paliwowe: co to jest?

Karty paliwowe są środkiem płatniczym prepaid bądź postpaid, pozwalającym autoryzowanym pracownikom i współpracownikom na uregulowanie pewnych kosztów związanych z podróżami służbowymi.

Dotyczą wszelkich rodzajów pojazdów: osobowych, użytkowych czy ciężarowych.
Karty te są wystawione na firmę i powiązane bardziej z konkretnym pojazdem aniżeli z danym kierowcą. We wszystkich punktach akceptujących kartę, karta paliwowa pozwala zapłacić za różnorodne produkty i świadczenia, takie jak paliwo, ale też mycie pojazdu i niektóre produkty służące do codziennego utrzymania auta.

Również niektóre inne usługi związane z podróżami służbowymi mogą być opłacone tymi kartami, jak na przykład parking czy płatność za przejazd autostradą.

Karta paliwowa ma na celu ułatwienie zarządzania firmowym budżetem na paliwo. Dzięki niej współpracownicy i pracownicy nie mają już obowiązku wykładania z własnej kieszeni na wydatki służbowe związane z przejazdami, a dział księgowości dostaje tylko jedną fakturę ze wszystkimi transakcjami wykonanymi na karcie.

Codzienne użytkowanie kart paliwowych 

Codzienne funkcjonowanie karty paliwowej zostało tak zaprojektowane, aby być jak najprostsze dla użytkownika.

Przy każdej transakcji użytkownik posługuje się kartą paliwową, aby zapłacić za paliwo i /lub różne dodatkowe produkty i autoryzowane usługi. Jeśli chodzi o parking czy płatność za przejazd autostradą, karta jest zwykle wyposażona w opcję płatności na odległość, dlatego nie ma nawet potrzeby skorzystania z automatu. Jeśli natomiast chodzi o paliwo, niektóre karty działają tylko w automacie bądź tylko w okienku, inne zaś działają zarówno w automatycznych dystrybutorach paliwa, jak i w okienku na stacji benzynowej.

Użytkownik przedstawia kartę, podaje numer rejestracyjny pojazdu, a często także liczbę kilometrów na liczniku w momencie dokonywania transakcji. Jeśli karta jest bezdotykowa, wystarczy zbliżyć ją do terminala. Czasem konieczne jest również podanie kodu PIN lub podpis.

Jeśli chodzi o zarządzanie flotą, funkcjonowanie różni się w zależności od tego, czy mamy do czynienia z kartą prepaid czy postpaid. W pierwszym przypadku trzeba co jakiś czas uzupełniać środki na karcie. W drugim przypadku, płatność odbywa się na fakturę i koszty są przelewane zarówno pracownikowi, jak i firmie. W każdym przypadku zarządzając flotą pojazdów, mamy do dyspozycji wachlarz parametrów pozwalających na kontrolę użytkowania karty.

Możliwe jest także ograniczenie używania karty:

  • Do określonych rodzajów paliwa,
  • Do niektórych produktów i usług w przypadku kart zawierających usługi powiązane,
  • Do konkretnych dni tygodnia,
  • Do określonych godzin w ciągu dnia,
  • Do określonej kwoty na każdą transakcję,
  • Do konkretnych miejsc geograficznych,
  • Do określonej ilości litrów paliwa na każdą transakcję.

Te ograniczenia mogą być bezwzględne, czyli automatyczne, uniemożliwiające płatność albo bardziej informacyjne, poprzez wysłanie powiadomienia do osoby zarządzającej flotą.

Aby zarządzać tymi narzędziami kontroli i monitoringu zużycia paliwa, użytkownik uzyskuje zwykle dostęp do oprogramowania do zarządzania online po zamówieniu abonamentu na karty paliwowe.

Rodzaje wystawców kart paliwowych

Duże koncerny naftowe nie są już jedynymi wystawcami kart paliwowych. 

Duże koncerny naftowe

Duże grupy koncernów naftowych oczywiście jako pierwsze zaczęły świadczyć usługę kart paliwowych.

Ich sieć pozwala na oferowanie kart działających nie tylko w Polsce, ale także w wielu krajach europejskich. Usługa elektronicznej winiety w niektórych krajach czy płatności za parking parking również jest zapewniona przez partnerów.

Dużą zmianą, która nastąpiła na rynku koncernów naftowych w ostatnich latach, było pojawienie się kart paliwowych ważnych na wielu stacjach, po tym jak konkurenci zdecydowali się połączyć siły, aby zwiększyć liczbę stacji benzynowych dostępnych dla użytkowników kart.

Głównymi sieciami są obecnie

  • Karta paliwowa Total 
  • Karta paliwowa Shell, Euro Shell
  • Karta paliwowa Lotos-Esso
  • Karta paliwowa grupy BP.

Większość powyższych kart jest obecnie w różnym stopniu kartami działającymi na wielu stacjach. 

Wyspecjalizowani usługodawcy niezależni

Obok tych dwóch tradycyjnych kategorii graczy, na rynku pojawili się także wyspecjalizowani usługodawcy. Choć sami nie są dystrybutorami paliwa, udało im się zawrzeć umowy, zarówno z koncernami naftowymi, jak i z sieciami supermarketów, dzięki czemu ich oferta i sieć stacji może skutecznie rywalizować z tymi dwiema kategoriami.

Głównymi kartami oferowanymi przez wyspecjalizowanych usługodawców niezależnych na rynku są:

  • UTA, karta paliwowa Edenred,
  • DKV, karta paliwowa Sodexo.

Zalety kart paliwowych, nierówno rozdzielone pomiędzy różnych wystawców 

Mimo że zalety kart paliwowych są pod względem sposobu funkcjonowania w zasadzie takie same, nie wszystkie usługi kart paliwowych są w równym stopniu zaawansowane. Wyróżnienie tych zalet jest jednym z warunków koniecznych do wyboru karty paliwowej najlepiej dopasowanej do potrzeb, oczywiście łącznie z ceną.

Typowe zalety kart paliwowych

Karty paliwowe wiążą się z korzyściami praktycznymi i finansowymi.

Wśród zalet praktycznych, najważniejsze dotyczą:

  • Faktu, że pracownik w delegacji, a wręcz sama firma w przypadku kart postpaid, nie musi już z własnej kieszeni wykładać na pokrycie kosztów podróży służbowej,
  • Faktu, że kierownik zarządzający flotą dostaje jedną fakturę, przejrzystą i szczegółową, na wszystkie transakcje wszystkich kart używanych w firmie, zamiast paragony z poszczególnych transakcji,
  • Faktu, że na tej fakturze widnieje precyzyjne, dokładne wyliczenie kwoty podatku VAT związanej z tymi transakcjami, którą można potrącić,
  • Uregulowania wydatków służbowych za pomocą szczegółowych parametrów,
  • Niemal zupełnego wyeliminowania ryzyka oszustwa na wydatkach służbowych na paliwo,
  • Zaawansowanych narzędzi do przygotowywania raportów dotyczących zużycia paliwa,
  • Usług znajdujących się w pakiecie z kartą, dotyczących płatności za przejazd autostradą, za parking czy innych usług.

Karty przynoszą też firmie korzyści finansowe:

  • Wyeliminowanie ryzyka oszustwa jest źródłem oszczędności,
  • Tak samo jest w przypadku oszczędności na czasie zarządzania administracyjnego i księgowego zyskanym w porównaniu z klasycznym systemem paragonów, który jest skomplikowany i czasochłonny,
  • Karty pozwalają na lepsze zarządzanie zużyciem paliwa, co jest możliwe dzięki zaawansowanym narzędziom monitoringu i raportowania,
  • Wreszcie, niektórzy wystawcy przyznają zniżki na tankowanie posiadaczom kart.

Jak wybrać odpowiednią kartę paliwową spomiędzy ofert dostępnych na rynku
Wszystkie te zalety nie są w równym stopniu zaawansowane dla wszystkich kart paliwowych dostępnych na rynku, co powinno stanowić pierwsze kryterium wyboru.

Na przykład:

- Narzędzia raportowania i monitoringu nie są w równym stopniu rozwinięte: niektórzy usługodawcy proponują tylko szczegółową fakturę, inni zaś prawdziwe narzędzia do zarządzania flotą w czasie rzeczywistym,
- Usługi powiązane z kartą również nie są wszędzie jednakowe: myjnie samochodowe, usługi produkty w sklepie na stacji (czasami sieć nie dysponuje nawet sklepami!), opłata za przejazd płatną autostradę i parking nie są możliwe w przypadku wszystkich kart
- Parametry służące do regulowania użytkowania mogą być mniej lub bardziej zaawansowane,
- Zniżki na cenę paliwa różnią się w zależności od wystawcy - a wręcz nie wszyscy oferują zniżki! - nie tylko wysokością, ale też sposobem obliczania zniżki. Niektóre karty oferują stałą zniżkę w wysokości kilku groszy na litrze, inne indywidualnie wynegocjowaną zniżkę na podstawie średniego miesięcznego zużycia paliwa. Jeszcze inne oferują wynegocjowaną jednakową taryfę w całym kraju, obowiązującą na wszystkich stacjach paliw, które akceptują kartę.

Jednak przede wszystkim głównym elementem wyróżniającym karty paliwowe jest gęstość sieci stacji benzynowych, które je przyjmują, od kilkuset do kilku tysięcy, zarówno w kraju, jak i w całej Europe. Uwaga: bardziej niż liczbę bezwzględną stacji paliw, należy wziąć pod uwagę bliskość tych stacji do miejsc, w których najczęściej będą przemieszczać się pojazdy.

Co składa się na cenę karty paliwowej

Cena karty paliwowej oczywiście również stanowi jedno z kluczowych kryteriów wyboru.
Większośc wystawców podaje zwykle tylko cenę miesięczną, a trzeba brać jeszcze pod uwagę inne koszty. Zrozumienie struktury cen kart paliwowych jest równie ważne jak sprawdzenie poziomu cen.

Poniższa tabela zawiera różnorodne koszty, które mogą być powiązane z kartami paliwowymi.

Rodzaj opłaty

Sposób fakturowania, dodatkowe informacje

Usługi podstawowe

Wystawienie lub aktywacja karty

Stała, jednorazowa przy rozpoczęciu usługi, czasem do 15 euro za kart?

Opłata abonamentowa

Miesięczna lub roczna, najczęściej pobierana z góry. Przeważnie za darmo przez pierwszy rok, potem od 1 do 10€ miesięcznie. Możliwy inny cennik dla pojazdów ciężarowych.

Cena paliwa

Taka sama jak na podana stacji, wyskalowana cena w całym kraju, cena wynegocjowana lub zniżka 

Opłata operacyjna

Zwykle procent od zużycia paliwa

Koszty fakturowania

Niektórzy usługodawcy liczą sobie dodatkowo… za każde wystawienie faktury

Wydanie nowej karty

W razie zagubienia czy kradzieży

Odnowienie karty

Stała opłata

Opcje

Abonament na opłatę za autostradę i parking

Zwykle jeden wydatek na obie usługi, różne kategorie cenowe, od 1 € do 10 € miesięcznie

Opłata operacyjna za autostradę i parking

Procent od kwoty zafakturowanej za autostrady i parking

Zmiana kategorii cenowej

Zwykle droższa niż wystawienie nowej karty paliwowej

Abonament na myjnię samochodową

Miesięczny lub roczny, zwykle poniżej 1 euro miesięcznie

Aby mieć pewność, że dokonaliśmy właściwego wyboru, najlepiej zamówić wiele ofert kart paliwowych. Usługa kojarzenia z usługodawcami Companeo jest szybka, darmowa i nie wymaga umowy, a pozwala porównać do 4 ofert i wybrać tę, która najlepiej spełni Państwa oczekiwania.