karty paliwowe: korzyści dla firm

Jak płacić za paliwo w dowolnym miejscu bez konieczności zakładania ani grosza z własnej kieszeni? Jest to podstawowa zaleta kart paliwowych, jednak nie jedyna. Korzyści kart paliwowych pro są wielorakie, zarówno pod względem jakości usługi i kwestii praktycznych, jak bezpośrednich i pośrednich oszczędności. Przede wszystkim lista usług w pakiecie z kartą paliwową dla klientów profesjonalnych cały czas się wydłuża, ułatwiając życie zarówno pracownikom, jak i firmowemu działowi księgowości.

Jakie usługi wchodzą obecnie w skład pakietów kart paliwowych? Jakie są korzyści kart paliwowych pro w kwestii administracji i zarządzania firmowym budżetem na paliwo? Jakie są korzyści finansowe, zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie?

Usługi w pakiecie razem z kartą paliwową, które robią różnicę

Pierwszym argumentem za kupnem karty paliwowej, i tym najbardziej konkretnym, jest coraz dłuższa lista usług powiązanych z kartami. Są to usługi dostępne na stacjach benzynowych, ale nie tylko. 

Duża sieć stacji paliw, aby nigdy nie zabrakło benzyny w baku

Jednym z głównych kryteriów wyróżniających od siebie poszczególne marki jest liczba stacji przyjmujących daną kartę.

Proszę sobie wyobrazić irytację w momencie, gdy jesteśmy wyposażeni w kartę do tankowania, ale nie możemy się nią posłużyć, ponieważ jedyna stacja na naszej trasie jej nie przyjmuje!

Dobra wiadomość jest taka, że z powodu stale zmniejszającej się liczby stacji benzynowych w Polsce, koncerny naftowe i inni wystawcy zdecydowali się połączyć siły i proponować uniwersalne karty paliwowe na wiele sieci.

Dlatego też rzadko zdarza się, żeby karta była akceptowana przez mniej niż tysiąc stacji. A największe sieci mają zasięg europejski dzięki partnerom w niemal trzydziestu krajach.

Nie tylko tankowanie

Paliwo nie jest dziś jedyną usługą proponowaną na stacji benzynowej. Karty paliwowe pozwalają więc na regulowanie opłat za wszystkie usługi na stacji.

Dlatego też oprócz paliwa, karty umożliwiają opłacenie:

• Mycia samochodu,
• Utrzymania (wymiana oleju, serwisowanie, wymiana filtrów…)
• Wszystkich produktów sprzedawanych w sklepie na stacji.

Jedna karta na wszystkie opłaty drogowe

Karty paliwowe umożliwiają jednak nie tylko opłacenie usług świadczonych na stacjach benzynowych. Inną zaletą kart paliwowych dla klientów profesjonalnych jest to, że są one zaprojektowane, aby pokryć wszystkie koszty związane z podróżą służbową pracownika.

Dlatego też niemal wszystkie karty dostępne na rynku europejskich są wyposażone w elektroniczne winiety, które umożliwiają sprawny przejazd przez bramki na autostradzie!

Podobnie wygląda kwestia parkingu, ponieważ prawie wszystkie sieci kart paliwowych połączyły siły z operatorami parkingów, aby umożliwić opłatę za postój w czasie podróży w wielu miastach w Europie.

We Francji możliwe jest również zarządzanie mandatami wystawionymi kierowcom - choć nie ich opłacanie - ze względu na zintegrowanie systemów!

Korzyści kart paliwowych pro z punktu widzenia administracji i zarządzania

Zalety kart paliwowych dla klientów profesjonalnych są szczególnie zauważalne pod kątem komfortu administracji i zarządzania, który wprowadzają w tym budżecie. Uproszczone zarządzanie jest możliwe dzięki wiarygodnym fakturom oraz zaawansowanym narzędziom monitoringu całej firmowej floty pojazdów.

Zarządzanie kartami paliwowymi jest uproszczone

Zarządzanie budżetem na firmowe paliwo może stać się niesłychanie uciążliwe z punktu widzenia administracji i księgowości, zwłaszcza w przypadku dużej liczby pojazdów służbowych oraz kierowców uprawnionych do ich używania.

W tradycyjnym systemie, którego należy ściśle przestrzegać, paragony, a czasem też faktury czy potwierdzenia, muszą być systematycznie wydawane przy każdym zakupie paliwa. Ponadto, wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w firmie przez czas nieokreślony, aby w razie czego można było je okazać podczas kontroli.

Kolekcjonowanie i rozliczanie wszystkich tych paragonów tak, aby wprowadzić je do systemu księgowego firmy jest zajęciem szczególnie pracochłonnym. Dodatkowo, do zadań działu księgowości trzeba jeszcze dodać wyliczanie kwoty podatku VAT do odliczenia za każdy wydatek na paliwo zgodnie z bardzo skomplikowanymi zasadami. W całym tym procesie nie ma też prawa do pomyłki: w przypadku złamania zasad przy choćby tylko jednej transakcji kary finansowe mogą być surowe.

Dzięki jednej miesięcznej fakturze zbiorczej na wszystkie transakcje i wszystkie firmowe karty, która szczegółowo wymienia wszystkie operacje gotowe do zaksięgowania, karty paliwowe dla klientów profesjonalnych znacznie ułatwiają zarządzanie administracyjne i księgowe.

Większe bezpieczeństwo i limity transakcyjne

Jeszcze inną zaletą karty paliwowej pro jest to, że stanowi ona niezwykle bezpieczny środek płatniczy, zarezerwowany dla konkretnego pojazdu, a czasem wyposażony też w tajny kod. Każdy zakup musi być potwierdzony poprzez użycie kodu PIN karty lub kodu pojazdu. Ewentualne oszustwa dokonane przez pracowników, którzy mogą próbować sztucznie zawyżyć koszty, są praktycznie niemożliwe.

Dodatkowo karty mogą być odpowiednio skalibrowane przez osobę zarządzającą flotą tak, aby określić - najściślej jak to tylko możliwe - parametry użytkowania karty.

W ten sposób jest między innymi możliwe ograniczenie na dowolny okres użytkowania karty do:

• Konkretnych dni tygodnia,
• Określonych godzin w ciągu dnia,
• Określonego dziennego limitu transakcyjnego,
• Konkretnego rodzaju paliwa,
• Określonego rodzaju usług (wyłącznie paliwo, tylko opłaty drogowe, utrzymanie, mycie czy zakupy w sklepie na stacji benzynowej),
• Konkretnego zasięgu geograficznego.

Dodatkowo karta jest chroniona przed zagubieniem lub kradzieżą. W przypadku zaobserwowania anomalii, powiadomienie mailowe jest wysyłane natychmiastowo oraz istnieje możliwość zablokowania karty, której duplikat zostanie wydany w ciągu jednego dnia roboczego od zgłoszenia zagubienia lub kradzieży.

System nadzoru floty służbowej w czasie rzeczywistym z prawdziwego zdarzenia

Karta paliwowa jest również wyposażona w oprogramowanie do nadzoru nad flotą online, w czasie rzeczywistym, co okazuje się szczególnie przydatne w przypadku gdy firma musi zarządzać flotą pojazdów użytkowanych na zasadzie najmu długoterminowego.

Każdy pojazd, każdy autoryzowany kierowca jest uwzględniony w programie, razem z jego uprawnieniami i limitem kilometrów. Możliwe jest też przypisanie umów najmu do pojazdów w leasingu, przyporządkowanie pojazdów konkretnym pracownikom, a kart - konkretnym pojazdom...

I nie chodzi tu tylko o koszty paliwa: każda faktura wystawiona przez osobę trzecią powiązana z zarządzaniem flotą może zostać wpisana do systemu tak, aby uzyskać całościowy ogląd kosztów związanych z każdym pojazdem wchodzącym w skład floty.

A dzięki usługom połączonym istnieje nawet możliwość sprawdzenia informacji dotyczących przebiegu licznika, zużycia paliwa w każdym pojeździe, a także nawyków kierowców, którym prowadzenie pojazdów służbowych jest powierzone!

Korzyści kart paliwowych pro dla firmy z punktu widzenia finansów

Karty paliwowe dla klientów profesjonalnych stanowią również niezaprzeczalny atut finansowy, mimo że nie jest to ich największa  zaleta.

Koszty są wypłacane za pracownika, a nawet za firmę

Główną korzyść ekonomiczną kart paliwowych stanowi fakt, że umożliwiają one dokonanie zaliczki na poczet kosztów związanych z paliwem i utrzymaniem pojazdu, zarówno dla pracownika użytkującego samochód, jak i dla samej firmy.

Pracownik nie musi wręcz nic wykładać z własnej kieszeni, żeby opłacić koszty paliwa. Wystarczy, że okaże przy płatności swoją kartę paliwową.

Ale ponadto, w przypadku gdy płatności są regulowanie nie na zasadzie kart przedpłaconych, a z odroczeniem płatności, nawet firma nie musi od razu wykładać na koszty paliwa. Ten punkt stanowi tym większą korzyść finansową, im większe są rozmiary floty pojazdów służbowych.

Warto jednak wiedzieć, że niektórzy wystawcy kart paliwowych żądają od klienta uiszczenia określonej kwoty kaucji gwarancyjnej tak, aby można było skorzystać z rozwiązania, które w istocie jest nieoprocentowanym kredytem.

Oszczędności na cenie paliwa

Korzystanie z kart paliwowych po pierwsze sprawia, że zakup benzyny staje się kompletnie transparentny.

Po drugie, może wiązać się też z korzyściami pod kątem cen paliwa na stacjach. Niektórzy wystawcy kart paliwowych gwarantują bowiem dodatkowo ceny, które są niższe o kilka groszy od tych wyświetlanych na stacjach.

Jest to korzyść wiążąca się ze znikomą zniżką na litrze paliwa, ale w perspektywie miesiąca może to być nawet kilkaset złotych w przypadku firmy posiadającej dużą flotę lub gdzie kierowcy odbywają długie trasy.

Oszczędności na kosztach zarządzania administracyjnego i księgowego

Wreszcie, główną zaletą finansową kart paliwowych pro jest uproszczenie administracji i zarządzania budżetem na paliwo dzięki kartom paliwowym umożliwiającym wprowadzenie znacznych oszczędności na kosztach administracyjnych i księgowych.

Szacuje się, że to rozwiązanie w przypadku floty liczącej pięćdziesiąt pojazdów pozwala zaoszczędzić nie mniej niż jeden dzień pracy administracyjnej i księgowej miesięcznie.

Każda firma może obliczyć zaoszczędzoną kwotę na podstawie swoich indywidualnych stawek płacowych!
W porównaniu do tego, karty paliwowe nie kosztują praktycznie nic: koszty abonamentowe wynoszą od 5 do 36 euro rocznie od karty.

Zachęcamy do porównania cenników wielu wystawców poprzez darmowe wypełnienie zapytania o oferty kart paliwowych!