KARTA PALIWOWAKoniec z zaliczkami na paliwo dzięki prostszej księgowości
KARTA PALIWOWAKoniec z zaliczkami na paliwo dzięki prostszej księgowości

Zarządzanie kartami paliwowymi pro: odpowiednia optymalizacja kosztów

Czas czytania: 5 minut(y)

Karty paliwowe dla firm s? dzi? u?ywane przez tysi?ce pracodawców w Polsce, których przekona?a seria korzy?ci zwi?zanych z ich u?ytkowaniem.

Jednak?e osoby zarz?dzaj?ce flot? pojazdów i pozosta?e osoby odpowiadaj?ce za zakup powinny by? ?wiadome pewnych kroków koniecznych do skorzystania z tych zalet, a przynajmniej do ich optymalizacji. Przy zachowaniu minimum dyscypliny i zwróceniu szczególnej uwagi na pewne kluczowe punkty przy uruchomieniu systemu, jak i w trakcie jego u?ywania, karty paliwowe mog? w pe?ni zrealizowa? swój potencja?.

Jakie s? zasady dobrego i zdrowego zarz?dzanie kartami paliwowymi, które warto zna??

Jak dobrze wynegocjowa? wprowadzenie w ?ycie systemu tak, aby skorzysta? z korzy?ci w kwestii zarz?dzania bud?etem na paliwo? Jakie s? ograniczenia zwi?zane z funkcjonowaniem kart paliwowych i na jakie czynniki warto po?o?y? nacisk w relacji z wystawc? karty paliwowej?

Odpowiednia negocjacja wdra?ania kart paliwowych w firmie, aby zmaksymalizowa? korzy?ci

Aby maksymalnie skorzysta? ze wszystkich benefitów zwi?zanych ze s?u?bow? kart? paliwow? w kwestii pomocy w zarz?dzaniu kosztami przejazdów, warto zwróci? uwag? na nast?puj?ce punkty przy wprowadzaniu tego rozwi?zania w ?ycie.

Kluczowy etap wprowadzania kart paliwowych w firmie

Jedn? z g?ównych zalet s?u?bowych kart paliwowych jest umo?liwienie kontroli wydatków zwi?zanych z bud?etem na paliwo.

Mo?liwo?? sprawdzenia kto ile wyda?, w jakim miejscu i na jakiej trasie to ju? pewien post?p, zw?aszcza z punktu widzenia administracji, poniewa? zamiast paragonów firma dostaje jedn? zbiorcz? faktur? na wszystkie s?u?bowe karty, która jest bardzo szczegó?owa.

Jednak prawdziwym mocnym punktem s?u?bowych kart paliwowych i narz?dzi kontroli jest obni?enie wydatków na paliwo.

Jest ono mo?liwe dzi?ki wykorzystaniu ca?ego wachlarza narz?dzi monitoringu zwykle powi?zanych z kart?, ??cznie z mo?liwo?ci?:

Ograniczenia u?ywania karty do konkretnego typu paliwa,

- Okre?lania obj?to?ci paliwa w postaci ilo?ci litrów na transakcj?,

- Ograniczenia u?ytkowania karty do konkretnych dni,

- A nawet do konkretnych godzin,

- Oraz do okre?lonej strefy geograficznej,

- I wreszcie, ustalenia jakie produkty i us?ugi mog? by? zakupione na kart? oprócz benzyny (elektroniczne winiety, parking, serwisowanie pojazdu, mycie, produkty sprzedawane na stacji paliw…).

Przede wszystkim, osobie zarz?dzaj?cej flot? pojazdów b?dzie zale?a?o na ustaleniu tych limitów w sposób progresywny, okre?laj?c kiedy nale?y wys?a? automatyczne powiadomienie mailowe, a kiedy ca?kowicie zablokowa? kart?.

Wreszcie, narz?dzia po??czone pozwol? dok?adnie sprawdzi? nawyki kierowców oraz liczb? kilometrów przejechanych po ka?dym tankowaniu, aby jeszcze bardziej szczegó?owo analizowa? wydatki na paliwo.

Korzy?ci w kwestii zarz?dzania, o których warto wiedzie?

Dobre zarz?dzanie kartami paliwowymi pozwala skorzysta? z istotnych benefitów zwi?zanych z zarz?dzaniem flot? pojazdów s?u?bowych w firmie, a zw?aszcza w przypadku d?ugoterminowego najmu pojazdów.

Poniewa? karty paliwowe pozwalaj? na monitorowanie kilometrów na liczniku ka?dego pojazdu, do którego s? przypisane, umo?liwiaj? one w ten sposób:

Porównanie nawyków za kierownic? ze zu?yciem paliwa pomi?dzy poszczególnymi kierowcami w tych samych pojazdach i na tych samych trasach,

- Unikni?cie kar zwi?zanych z przekroczeniem limitu zakontraktowanych kilometrów w umowie leasingu oraz jak najlepsze przewidzenie zmian, które trzeba b?dzie wprowadzi? do umowy,

- ??danie  korekty miesi?cznej op?aty za najem w przypadku, gdy ?rednia miesi?czna liczba kilometrów przejechanych  przez ka?dy pojazd ewoluuje pozytywnie w porównaniu do warto?ci przewidzianych w umowie.

Zreszt? firmy wynajmuj?ce pojazdy na zasadzie leasingu w Europie coraz cz??ciej decyduj? si? na wystawianie s?u?bowych kart paliwowych, które uzupe?niaj? ich tradycyjn? ofert?.

Te korzy?ci nie powinny przy?mi? zalet firmowych kart paliwowych zwi?zanych z fakturowaniem, zw?aszcza obliczanie podatku VAT, który mo?na odliczy? w odniesieniu do ka?dego rodzaju paliwa i ka?dego typu pojazdu.

Zarz?dzanie relacj? z wystawc? karty i istotne ograniczenia

Warto kszta?towa? relacj? pomi?dzy wystawc? karty ju? od chwili wprowadzenia w ?ycie tego rozwi?zania w firmie. Ale jeszcze przed wdro?eniem nale?y równie? zapozna? si? z ograniczeniami zwi?zanymi z u?ywaniem kart paliwowych w firmie.

Jak odpowiednio kszta?towa? relacj? z wystawc? kart paliwowych

Us?ugodawca, czyli wystawca kart paliwowych, mo?e reprezentowa? jeden z wielu typów firm oferuj?cych to rozwi?zanie.

Mo?e to by?:

Koncern naftowy,

Sie? supermarketów, która równie? zajmuje si? dystrybucj? paliwa,

Sie? specjalizuj?ca si? w kartach benefitowych

- A nawet ta sama firma leasingowa, która wynajmuje firmie pojazdy.

 Bez wzgl?du na wystawc?, nale?y wiedzie?, ?e ceny kart paliwowych, ich wystawienia, zarz?dzania i wynajmu, czasami mog? by? do negocjacji. I jak w przypadku wszelkich us?ug dla firm, i tutaj negocjacja bazuje przede wszystkim na ilo?ci tankowanego paliwa.

Jest wi?c bardzo wa?ne, aby ka?da firma planuj?ca wyposa?y? si? w abonament na system kart paliwowych przeprowadzi?a estymacj? u?ytkowania kart. Jest to tym bardziej istotne, ?e zni?ki na cenie paliwa za litr proponowane przez niektórych us?ugodawców firmom posiadaj?cym karty paliwowe równie? s? proporcjonalne do zu?ycia paliwa, przewidywanego lub rzeczywistego.

Dodatkowo, mo?liwe jest otrzymanie od niektórych wystawców jednolitej ceny za litr w ca?ym kraju dla ka?dego rodzaju paliwa, w taki sposób, ?e u?ytkownik zap?aci t? sam? cen? bez wzgl?du na to, czy zatankuje w mie?cie, na wsi, czy na stacji benzynowej  na autostradzie.

Cho? te dane s? istotne w momencie pocz?tkowej negocjacji umowy, maj? one znaczenie równie? po podpisaniu kontraktu. Dlatego te? wa?ne jest  regularne monitorowanie tych danych tak, aby móc renegocjowa? umow? w razie zmiany sytuacji.

Istotne ograniczenia

Mimo tak wielu korzy?ci, karty paliwowe dla firm wi??? si? równie? z pewnymi ograniczeniami:

- To rozwi?zanie nie jest dopasowane do potrzeb najmniejszych przedsi?biorstw, które b?d? optowa? za kartami przedp?aconymi jednorazowego u?ytku typu “special”.

Sie? partnerskich stacji benzynowych tak naprawd? nigdy nie jest wystarczaj?ca.  Nawet w przypadku kart akceptowanych na wielu stacjach, które chwal? si? tysi?cami stacji partnerskich, koniecznie nale?y sprawdzi?, czy w ofercie s? strategiczne stacje, po?o?one w pobli?u miejsc, w których pracownik przebywa regularnie.

- To wa?ne, poniewa? by?oby to  ironi? losu, gdyby oszcz?dno?ci otrzymane dzi?ki kartom paliwowych zosta?y po?arte przez paliwo konieczne do pokonania dodatkowego dystansu do najbli?ej partnerskiej stacji benzynowej.

- Poza tym, niekoniecznie zawsze mo?na skorzysta? ze wszystkich stacji oznaczonych jako partnerskie… Niektóre karty s? tylko akceptowane w automatycznych dystrybutorach paliwa, inne z kolei wykluczaj? tankowanie z takich dystrybutorów! A niektóre stacje benzynowe “low cost” s? w?a?ciwie wykluczone jako ?ród?a zaopatrzenia w  paliwo na kart?.

- Zreszt?, nawet je?li ten koszt jest minimalny dla ka?dej karty, to rozwi?zanie te? ma swoj? cen?, która nie ogranicza si? do miesi?cznego abonamentu w wysoko?ci kilku euro - trzeba równie? liczy? si? z op?at? serwisow?

- Ponadto,  niektórzy wystawcy ??daj? uiszczenia kaucji gwarancyjnej, zw?aszcza w przypadku rodzaju p?atno?ci comiesi?cznej z odroczeniem p?atno?ci. W zale?no?ci od umowy, kwota ta mo?e by? zbli?ona do warto?ci odpowiadaj?cej miesi?cznemu zu?yciu paliwa.

- Wreszcie, pomimo wszystkich tych rozwi?za?, ca?ego tego raportowania i wszystkich mo?liwych narz?dzi kontroli wydatków powi?zanych z firmow? kart? paliwow?, prawdziwa kontrola bud?etu na paliwa jest mo?liwa tylko przy udziale pracowników i wspó?pracowników firmy wyposa?onych w kart?, którzy na co dzie? u?ywaj? jej do tankowania.

Dlatego nale?y u?wiadomi? im zalety tego rozwi?zania i wyja?ni? funkcjonowanie karty, aby mie? pewno??, ?e b?d? gra? zgodnie z zasadami.

 A czasami nie jest ?atwo nak?oni? do tego osob?, która wie, ?e koniec ko?ców nie zap?aci z w?asnej kieszeni za paliwo, które tankuje!

Czy chc? Pa?stwo wyposa?y? firm? w karty paliwowe? Zapraszamy do darmowego porównania ofert wielu wystawców kart paliwowych poprzez wype?nienie naszego formularza!