Zarządzanie kartami paliwowymi pro: odpowiednia optymalizacja kosztów

Karty paliwowe dla firm są dziś używane przez tysiące pracodawców w Polsce, których przekonała seria korzyści związanych z ich użytkowaniem.

Jednakże osoby zarządzające flotą pojazdów i pozostałe osoby odpowiadające za zakup powinny być świadome pewnych kroków koniecznych do skorzystania z tych zalet, a przynajmniej do ich optymalizacji. Przy zachowaniu minimum dyscypliny i zwróceniu szczególnej uwagi na pewne kluczowe punkty przy uruchomieniu systemu, jak i w trakcie jego używania, karty paliwowe mogą w pełni zrealizować swój potencjał.

Jakie są zasady dobrego i zdrowego zarządzanie kartami paliwowymi, które warto znać?

Jak dobrze wynegocjować wprowadzenie w życie systemu tak, aby skorzystać z korzyści w kwestii zarządzania budżetem na paliwo?
Jakie są ograniczenia związane z funkcjonowaniem kart paliwowych i na jakie czynniki warto położyć nacisk w relacji z wystawcą karty paliwowej?

Odpowiednia negocjacja wdrażania kart paliwowych w firmie, aby zmaksymalizować korzyści

Aby maksymalnie skorzystać ze wszystkich benefitów związanych ze służbową kartą paliwową w kwestii pomocy w zarządzaniu kosztami przejazdów, warto zwrócić uwagę na następujące punkty przy wprowadzaniu tego rozwiązania w życie.

Kluczowy etap wprowadzania kart paliwowych w firmie

Jedną z głównych zalet służbowych kart paliwowych jest umożliwienie kontroli wydatków związanych z budżetem na paliwo.

Możliwość sprawdzenia kto ile wydał, w jakim miejscu i na jakiej trasie to już pewien postęp, zwłaszcza z punktu widzenia administracji, ponieważ zamiast paragonów firma dostaje jedną zbiorczą fakturę na wszystkie służbowe karty, która jest bardzo szczegółowa.

Jednak prawdziwym mocnym punktem służbowych kart paliwowych i narzędzi kontroli jest obniżenie wydatków na paliwo.

Jest ono możliwe dzięki wykorzystaniu całego wachlarza narzędzi monitoringu zwykle powiązanych z kartą, łącznie z możliwością:

• Ograniczenia używania karty do konkretnego typu paliwa,
• Określania objętości paliwa w postaci ilości litrów na transakcję,
• Ograniczenia użytkowania karty do konkretnych dni,
• A nawet do konkretnych godzin,
• Oraz do określonej strefy geograficznej,
• I wreszcie, ustalenia jakie produkty i usługi mogą być zakupione na kartę oprócz benzyny (elektroniczne winiety, parking, serwisowanie pojazdu, mycie, produkty sprzedawane na stacji paliw…).

Przede wszystkim, osobie zarządzającej flotą pojazdów będzie zależało na ustaleniu tych limitów w sposób progresywny, określając kiedy należy wysłać automatyczne powiadomienie mailowe, a kiedy całkowicie zablokować kartę.

Wreszcie, narzędzia połączone pozwolą dokładnie sprawdzić nawyki kierowców oraz liczbę kilometrów przejechanych po każdym tankowaniu, aby jeszcze bardziej szczegółowo analizować wydatki na paliwo.

Korzyści w kwestii zarządzania, o których warto wiedzie?

Dobre zarządzanie kartami paliwowymi pozwala skorzystać z istotnych benefitów związanych z zarządzaniem flotą pojazdów służbowych w firmie, a zwłaszcza w przypadku długoterminowego najmu pojazdów.

Ponieważ karty paliwowe pozwalają na monitorowanie kilometrów na liczniku każdego pojazdu, do którego są przypisane, umożliwiają one w ten sposób:

• Porównanie nawyków za kierownicą ze zużyciem paliwa pomiędzy poszczególnymi kierowcami w tych samych pojazdach i na tych samych trasach,
• Uniknięcie kar związanych z przekroczeniem limitu zakontraktowanych kilometrów w umowie leasingu oraz jak najlepsze przewidzenie zmian, które trzeba będzie wprowadzić do umowy,
• Żądanie korekty miesięcznej opłaty za najem w przypadku, gdy średnia miesięczna liczba kilometrów przejechanych przez każdy pojazd ewoluuje pozytywnie w porównaniu do wartości przewidzianych w umowie.

Zresztą firmy wynajmujące pojazdy na zasadzie leasingu w Europie coraz częściej decydują się na wystawianie służbowych kart paliwowych, które uzupełniają ich tradycyjną ofertę.

Te korzyści nie powinny przyćmić zalet firmowych kart paliwowych związanych z fakturowaniem, zwłaszcza obliczanie podatku VAT, który można odliczyć w odniesieniu do każdego rodzaju paliwa i każdego typu pojazdu.

Zarządzanie relacją z wystawcą karty i istotne ograniczenia

Warto kształtować relację pomiędzy wystawcą karty już od chwili wprowadzenia w życie tego rozwiązania w firmie. Ale jeszcze przed wdrożeniem należy również zapoznać się z ograniczeniami związanymi z używaniem kart paliwowych w firmie.

Jak odpowiednio kształtować relację z wystawcą kart paliwowych

Usługodawca, czyli wystawca kart paliwowych, może reprezentować jeden z wielu typów firm oferujących to rozwiązanie.

Może to być:

• Koncern naftowy,
• Sieć supermarketów, która również zajmuje się dystrybucją paliwa,
• Sieć specjalizująca się w kartach benefitowych,
• A nawet ta sama firma leasingowa, która wynajmuje firmie pojazdy.

Bez względu na wystawcę, należy wiedzieć, że ceny kart paliwowych, ich wystawienia, zarządzania i wynajmu, czasami mogą być do negocjacji. I jak w przypadku wszelkich usług dla firm, i tutaj negocjacja bazuje przede wszystkim na ilości tankowanego paliwa.

Jest więc bardzo ważne, aby każda firma planująca wyposażyć się w abonament na system kart paliwowych przeprowadziła estymację użytkowania kart. Jest to tym bardziej istotne, że zniżki na cenie paliwa za litr proponowane przez niektórych usługodawców firmom posiadającym karty paliwowe również są proporcjonalne do zużycia paliwa, przewidywanego lub rzeczywistego.

Dodatkowo, możliwe jest otrzymanie od niektórych wystawców jednolitej ceny za litr w całym kraju dla każdego rodzaju paliwa, w taki sposób, że użytkownik zapłaci tę samą cenę bez względu na to, czy zatankuje w mieście, na wsi, czy na stacji benzynowej na autostradzie.

Choć te dane są istotne w momencie początkowej negocjacji umowy, mają one znaczenie również po podpisaniu kontraktu. Dlatego też ważne jest regularne monitorowanie tych danych tak, aby móc renegocjować umowę w razie zmiany sytuacji.

Istotne ograniczenia

Mimo tak wielu korzyści, karty paliwowe dla firm wiążą się również z pewnymi ograniczeniami:

• To rozwiązanie nie jest dopasowane do potrzeb najmniejszych przedsiębiorstw, które będą optować za kartami przedpłaconymi jednorazowego użytku typu “special”.
• Sieć partnerskich stacji benzynowych tak naprawdę nigdy nie jest wystarczająca. Nawet w przypadku kart akceptowanych na wielu stacjach, które chwalą się tysiącami stacji partnerskich, koniecznie należy sprawdzić, czy w ofercie są strategiczne stacje, położone w pobliżu miejsc, w których pracownik przebywa regularnie.
• To ważne, ponieważ byłoby to ironią losu, gdyby oszczędności otrzymane dzięki kartom paliwowych zostały pożarte przez paliwo konieczne do pokonania dodatkowego dystansu do najbliżej partnerskiej stacji benzynowej.
• Poza tym, niekoniecznie zawsze można skorzystać ze wszystkich stacji oznaczonych jako partnerskie… Niektóre karty są tylko akceptowane w automatycznych dystrybutorach paliwa, inne z kolei wykluczają tankowanie z takich dystrybutorów! A niektóre stacje benzynowe “low cost” są właściwie wykluczone jako źródła zaopatrzenia w paliwo na kartę.
• Zresztą, nawet jeśli ten koszt jest minimalny dla każdej karty, to rozwiązanie też ma swoją cenę, która nie ogranicza się do miesięcznego abonamentu w wysokości kilku euro - trzeba również liczyć się z opłatą serwisową.
• - Ponadto, niektórzy wystawcy żądają uiszczenia kaucji gwarancyjnej, zwłaszcza w przypadku rodzaju płatności comiesięcznej z odroczeniem płatności. W zależności od umowy, kwota ta może być zbliżona do wartości odpowiadającej miesięcznemu zużyciu paliwa.
• - Wreszcie, pomimo wszystkich tych rozwiązań, całego tego raportowania i wszystkich możliwych narzędzi kontroli wydatków powiązanych z firmową kartą paliwową, prawdziwa kontrola budżetu na paliwa jest możliwa tylko przy udziale pracowników i współpracowników firmy wyposażonych w kartę, którzy na co dzień używają jej do tankowania.

Dlatego należy uświadomić im zalety tego rozwiązania i wyjaśnić funkcjonowanie karty, aby mieć pewność, że będą grać zgodnie z zasadami.

Enfin, malgré tous les outils, tous les reportings, tous les instruments de contrôle des dépenses possibles fournis avec les cartes carburant pour entreprise, la maîtrise des coûts du poste carburant n’est possible qu’avec la participation des collaborateurs de l’entreprise équipés de ces cartes, qui les utilisent au quotidien pour faire leurs pleins.
Il est indispensable de les sensibiliser sur l’intérêt du dispositif et sur son fonctionnement pour s’assurer qu’ils jouent le jeu jusqu’au bout. A czasami nie jest łatwo nakłonić do tego osobę, która wie, że koniec końców nie zapłaci z własnej kieszeni za paliwo, które tankuje!

Czy chcą Państwo wyposażyć firmę w karty paliwowe? Zapraszamy do darmowego porównania ofert wielu wystawców kart paliwowych poprzez wypełnienie naszego formularza!