Kupno czy najem kart paliwowych dla firm?

Jest wiele prostych sposobów pozwalającym firmom, których pracownicy często są w trasie, bez względu na to, czy poruszają się własnym pojazdem, czy służbowym, na opłacenie kosztów paliwa tak, aby pracownik nie musiał zakładać z własnej kieszeni. Te rozwiązania obecnie znane są pod postacią kart paliwowych. Dostępne są w dwóch głównych formułach: kupna kart paliwowych i długoterminowego najmu kart paliwowych.
Jak funkcjonują obie formuły i jakie są w obu przypadkach warunki nabycia kart paliwowych? Jakie są zalety i wady obu rozwiązań?

Warunki nabycia kart paliwowych

Kupno kart paliwowych oraz ich najem, często często idący w parze z leasingiem pojazdu służbowego, to dwie główne formuły, dzięki którym można uzyskać dostęp do kart paliwowych.

Zakup kart paliwowych

Karty paliwowe można zakupić w taki sam sposób jak jakąkolwiek przedpłaconą kartę podarunkową.
Karty mogą być używane w sieci koncernu paliwowego, który je wystawił, a nawet w niektórych sieciach partnerskich, ale ich działanie jest ograniczone poprzez określony limit kredytu, opłacany z góry przez firmę, która zamówiła karty paliwowe.
Karty mogą także dawać dostęp do usług związanych z podróżami służbowymi, takich jak mycie samochodu czy serwisowanie.Możliwe jest realizowanie zamówień grupowych. Niektóre spośród kart paliwowych można doładowywać.

Najem kart paliwowych

W odróżnieniu od zakupionych kart paliwowych, różnorodne rodzaje najmu kart paliwowych są rozwiązaniami z odroczeniem płatności.
W ten sposób karta paliwowa staje się prawdziwą kartą kredytową, której użytkowanie jest ograniczone do:

• zakupu paliwa,
• usług serwisowania lub mycia samochodu dostępnych na stacji benzynowej,
• ale także regulowania opłat drogowych,
• a także płatności za postój w partnerskich sieciach parkingów.

Rozwiązania te są najbardziej dopasowane do firm dysponujących flotą pojazdów na własność, a karty paliwowe i leasing pojazdów często idą ze sobą w parze.
Na koniec każdego miesiąca, osoba zarządzająca flotą otrzymuje od wystawcy kart paliwowych szczegółową fakturę zbiorczą uwzględniającą wszystkie zakupy, a co za tym idzie, całkowite użytkowanie kart paliwowych przez posiadających je pracowników. Wydatki te są regulowane przez firmę.

Karty są zwykle wynajmowane za niewielką cenę abonamentu, a przypisane są do konkretnego pojazdu. Termin ważności kart upływa albo po dwóch latach, albo z końcem umowy najmu pojazdu.
Natomiast w przypadku kart prepaid, które doładowuje się co miesiąc, umowa zawierana jest na kilka lat - jest to rozwiązanie pomiędzy dwoma powyższymi.

Zalety i wady kupna kart paliwowych

Zakup kart paliwowych to rozwiązanie łatwiej dostępne, bardziej bezpośrednie, które najczęściej odpowiada małym i średnim firmom poniżej 250 pracowników.

Zalety kupna kart paliwowych przez klientów profesjonalnych

Kupno kart paliwowych wiąże się z wieloma korzyściami:

• Kart można używać do zakupu paliwa, usług takich jak wymiana oleju oraz wszelkich produktów dostępnych na stacji benzynowej - ich użytkowanie może jednak być również ograniczone wyłącznie do paliwa,
• Kartą można się posługiwać na tysiącach stacji paliw w zależności od wybranego wystawcy,
• Karta może być spersonalizowana: w kolorach firmy czy też przypisana konkretnemu użytkownikowi,
• Karta stanowi zdecydowanie prostszą alternatywę dla rozliczania paragonów,
• Nie trzeba uiszczać kaucji gwarancyjnej,
• Karty mogą być używane tak jak karty podarunkowe, aby wynagradzać lojalność lub wynagradzać najlepsze elementy oznaczające korzyści podatkowe,
• Jest to rozwiązanie, które niekoniecznie musi być przypisane do konkretnego pojazdu czy do konkretnego kierowcy, a mimo to może być używane pod warunkiem, że na koncie znajdują się środki.

Wady zakupu kart paliwowych

Wady związane z formułą kupna karty paliwowej pro są następujące:

• Rozwiązanie to staje się skomplikowane w zarządzaniu w przypadku większej liczby kart w tej samej firmie,
• Karta nie pozwala na opłacanie przejazdów autostradami ani parkowania,
• Karta nie może być przypisana do konkretnego pojazdu,
• Użytkowanie jest możliwe tylko w kraju,
• Karta nie wiąże się ze zniżką na cenę paliwa.

Zalety i wady najmu kart paliwowych

Najem kart paliwowych zwykle przynosi więcej korzyści największym firmom dysponującym flotą pojazdów własnych.

Zalety najmu kart paliwowych

Pośród korzyści związane z formułami najmu kart paliwowych można wymienić:

• Uproszczenie zarządzaniem budżetem na paliwo w firmie, tym ważniejsze im więcej użytkowników kart,
• Zniżki na cenę paliwa, które czasem idą w parze z tym rozwiązaniem,
• Bezpieczeństwo tego rozwiązania, dzięki któremu oszustwo staje się prawie niemożliwe,
• Prawdziwe oszczędności na kosztach administracyjnych i księgowych, wygenerowane poprzez uproszczenie zarządzania,
• Zasięg dostępnych stacji benzynowych, jako że kartą można płacić za paliwo na tysiącach stacji benzynowych w Polsce, ale także w Europie, w sieci wystawcy karty, ale także w sieciach partnerskich,
• Szeroki wachlarz usług powiązanych z kartą paliwową, która służy też za winietę elektroniczną, a także pozwala opłacić postój na setkach parkingów,
• Narzędzia nadzoru i monitoringu floty po zakończeniu podróży lub w czasie rzeczywistym,
• Kredyt na wydatki na paliwo dzięki systemowi odroczenia płatności do końca miesiąca.

Wady najmu kart paliwowych

Nie można jednak zapomnieć o pewnych wadach najmu:

• Jest to system zdecydowanie niedopasowany do małych firm,
• Czasem konieczne jest uiszczenie kaucji gwarancyjnej,
• System kosztuje od 5 do 36 euro rocznego abonamentu za kartę po początkowym bezpłatnym okresie, nie licząc kosztów operacyjnych,
• Koniecznie należy odpowiednio wybrać sieć wystawcy, aby mieć pewność, że ma w ofercie wystarczającą liczbę stacji benzynowych w strefie, w której kartą będzie używana,
• Jeśli trzeba będzie nadłożyć drogi, aby znaleźć stację benzynową akceptującą kartę, wszystkie oszczędności wygenerowane dzięki karcie wyparują z powodu wyższego zużycia paliwa...

Każde z tych dwóch rozwiązań posiada zarówno zalety, jak i wady, dlatego warto złożyć zapytanie o oferty kart paliwowych od największej możliwej liczby wystawców tak, aby wybrać najlepsze rozwiązanie dla Państwa firmy.