Karta paliwowa dla klientów profesjonalnych: maksymalnie uproszczone działanie dla wszystkich

Na przeciwległym biegunie do rozliczania paragonów plasuje się funkcjonowanie kart paliwowych dla firm, zaprojektowane tak, aby korzystanie z nich było tak proste, jak to tylko możliwe, dla wszystkich użytkowników, od kierownika floty po kierowcę czy pracownika sporadycznie odbywającego delegacje.

Jednakże warto znać kilka zasad, aby umożliwić wszystkim beneficjentom tego rozwiązania pełne wykorzystanie zalet, które niosą ze sobą karty paliwowe dla klientów profesjonalnych.

Jakie są warunki codziennego używania kart? Na jakich stacjach benzynowych mogą być wykorzystywane? Kim są potencjalni autoryzowani beneficjenci kart paliwowych dla klientów profesjonalnych? I jakie korzyści przynosi używanie kart?

Codzienne użytkowanie kart paliwowych w firmie

Codzienne użytkowanie kart paliwowych jest ograniczone przez pewne warunki, które zależą w dużej mierze od uprawnień przyznanych przez osobę zarządzającą flotą.

Bez względu na te warunki, kluczowym elementem umożliwiającym skorzystanie z benefitów kart paliwowych jest wiedza na jakich stacjach karty mogą być używane.

Warunki

Z kart paliwowych może korzystać każda firma - ale nie osoby fizyczne.

Warunki użytkowania kart paliwowych przez mobilnego klienta profesjonalnego zależą przede wszystkim od wyboru osoby zarządzającej flotą w firmie, która wdrożyła system kart.

W ten sposób osoba zarządzająca flotą może ograniczyć użytkowanie kart paliwowych w firmie do:

• Konkretnego rodzaju paliwa,
• Rodzaju usług dodatkowych oprócz opłaty za paliwo,
• Określonego zasięgu geograficznego,
• Konkretnej kwoty dziennej, tygodniowej, miesięcznej lub na transakcję,
• Określonej liczby litrów paliwa na transakcję.

Osoba zarządzająca może wybrać zarówno opcję, w której korzystanie ze służbowej karty paliwowej będzie całkowicie zablokowane, co uniemożliwi płatność po przekroczeniu danego limitu, jak i opcję wysyłania powiadomień.

Poza tymi warunkami, użytkownik powinien:

• Opłacić transakcję kartą przy kasie na stacji benzynowej lub bezpośrednio przy automatycznym dystrybutorze paliwa i ewentualnie podpisać się na potwierdzeniu,
• Bądź też podać kod PIN w przypadku kart paliwowych z chipem,
• Podać numer pojazdu przy płatności,
• A w przypadku niektórych kart paliwowych, podać również przebieg na liczniku pojazdu w chwili transakcji.

Zasięg sieci stacji, parametr konieczny do właściwego funkcjonowania służbowych kart paliwowych 

Jednak pierwszorzędną kwestią, którą użytkownik powinien zweryfikować przed każdą transakcją, aby upewnić się, że powierzona mu karta zadziała prawidłowo, jest to, czy dana karta jest akceptowana przez stację paliw, na której ma dojść do transakcji.

Zasięg służbowych kart paliwowych różni się znacznie w zależności od wystawcy karty i może wahać się od kilkuset punktów sprzedaży do wielu tysięcy. Niektóre karty są ograniczone tylko do jednej sieci stacji, a inne są akceptowane w wielu sieciach.

Podczas gdy służbowe karty paliwowe od niektórych wystawców funkcjonują w wielu krajach europejskich, inne mają tylko zasięg krajowy. Niektóre karty paliwowe działają tylko przy dystrybutorach automatycznych, a tymczasem inne tylko przy kasie. Jeszcze inne funkcjonują zarówno przy dystrybutorach automatycznych, jak i przy kasie.

Na szczęście karty paliwowe zwyczajowo zaopatrzone są w aplikację, która pozwala użytkownikowi zlokalizować stacje akceptujące daną kartę, które znajdują się w pobliżu lub są na trasie.

Jakie benefity dla jakich beneficjentów?

Korzystanie ze służbowych kart paliwowych wiąże się z wieloma korzyściami dla wszystkich autoryzowanych beneficjentów. 

Potencjalni autoryzowani beneficjenci

Każdy pracownik czy współpracownik jakiejkolwiek firmy może skorzystać ze służbowej karty paliwowej po autoryzacji przez osobę zarządzającą flotą.

Należy jednak zwrócić uwagę, że choć większość kart jest przypisana do konkretnego pojazdu a nie do użytkownika, niektóre karty mogą być zarezerwowane dla danego pracownika, a nawet dla połączenia dany pojazd + konkretny użytkownik.

Ponadto, funkcjonowanie chipowych kart paliwowych jest oczywiście ograniczone do pracowników, którzy znają kod PIN karty.

Wreszcie, różne zasady podatkowe są właściwe dla pewnych kategorii pracowników, na przykład dla kierownictwa firmy.

Benefity karty paliwowej dla pracownika w trasie

Karty paliwowe dla firm wiążą się z wieloma korzyściami dla użytkowników:

• Pierwszą z nich jest to, że nie muszą już wykładać na paliwo z własnej kieszeni podczas podróży służbowej,
• Zarządzanie potwierdzeniami jest również w dużej mierze uproszone, ponieważ wystawca karty wysyła tylko jedną fakturę zbiorczą osobie zarządzającej flotą, opiewającą na wszystkie transakcje dokonane na wszystkich firmowych kartach,
• Posiadacz karty paliwowej może zakupić kartą nie tylko paliwo, ale także: mycie, serwisowanie pojazdu, przejazd autostradą, postój na setkach partnerskich parkingów, zakup produktów w sklepach przy stacjach benzynowych… Kartą można zapłacić więc nie tylko za koszty paliwa, ale za prawie wszystkie koszty przejazdu, dzięki czemu pracownik nie musi wykładać z własnej kieszeni.
• Ponadto, w przypadku niektórych kart cena paliwa jest niższa niż ta wyświetlana na stacji. Warunki zniżek znacząco wahają się w zależności od karty.

Ale jako że ta ostatnia zaleta dotyczy przede wszystkim osoby zarządzającej flotą, pracownik, który chciałby, aby jego pracodawca uprościł zarządzanie przejazdami służbowymi i skończył wreszcie z niezliczonymi paragonami, może przedstawić kierownictwu porównanie kart paliwowych dla klientów profesjonalnych.

A także poradzić, aby w celu odpowiedniego rozważenia niezaprzeczalnych korzyści finansowych, które to rozwiązanie przyniesie firmie, kierownictwo zamówiło online tyle ofert kart paliwowych, ile to tylko możliwe.

Na przykład dzięki internetowej usłudze takiej jak Companeo, które w zaledwie kilka kliknięć pozwalają zamówić oferty większości wystawców kart paliwowych dostępnych na rynku!