Kto może korzystać z kart paliwowych w firmie?

Koszty paliwa stanowią  jedną z głównych pozycji w budżetach firm posiadających flotę samochodową. Dla przedsiębiorstw wielobranżowych, które zarządzają różnorodnymi pojazdami, karta paliwowa staje się strategicznym narzędziem optymalizacji kosztów i zarządzania flotą .

W tym przewodniku wyjaśniamy, jak skutecznie wykorzystywać karty paliwowe w pojazdach lekkich i ciężarowych, jakie korzyści możesz osiągnąć dzięki ich wdrożeniu oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze najlepszego rozwiązania dla Twojej firmy.

Jakie pojazdy mogą korzystać z kart paliwowych?

Jakie wymogi muszą spełniać pojazdy lekkie?

Pojazdy lekkie, takie jak samochody osobowe, pojazdy dostawcze do 3,5 tony DMC oraz lekkie vany, mogą w pełni korzystać z kart paliwowych, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów techniczno-prawnych.

Zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym (Dz.U. 2021 poz. 450 z późn. zm.), pojazd lekki musi być zarejestrowany na firmę lub użytkowany w ramach leasingu operacyjnego czy wynajmu długoterminowego przez przedsiębiorstwo.

Dodatkowo, pojazd powinien posiadać numer rejestracyjny przypisany do karty paliwowej, co umożliwia operatorowi kontroli nad transakcjami i ogranicza nadużycia. Wymiana danych z systemami flotowymi przedsiębiorstwa jest również wymagana w przypadku większych flot.

Należy również pamiętać, że niektóre firmy flotowe wprowadzają wewnętrzne wymogi, takie jak minimalny roczny przebieg czy liczba pojazdów w parku samochodowym.

Jakie zastosowania kart paliwowych w pojazdach ciężarowych?

W przypadku pojazdów ciężarowych, jak ciągniki siodłowe, naczepy czy auta powyżej 3,5 tony, karta paliwowa umożliwia bardziej zaawansowane funkcje zarządzania flotą.

Operatorzy logistyczni korzystają z nich nie tylko do tankowania, ale również do opłat drogowych, serwisu pojazdów, myjni oraz zakupu dodatków typu AdBlue. Dzięki temu flota pojazdów może funkcjonować bardziej efektywnie — zarówno pod względem kosztów, jak i czasu operacyjnego.

Jednak stosowanie kart paliwowych w ciężkim transporcie wiąże się także z pewnymi ograniczeniami. Po pierwsze, istotne jest spełnienie wymogów związanych z rejestracją pojazdów w systemach opłat drogowych, jak np. e-TOLL (Dz.U. 2021 poz. 1390).

Po drugie, firmy muszą zarządzać autoryzacją kierowców i dostępem do poszczególnych funkcji karty. Niemniej jednak prawidłowa konfiguracja i integracja systemów zarządzania pozwala uzyskać znaczne oszczędności i pełniejszą kontrolę nad kosztami operacyjnymi.

Jakie korzyści można osiągnąć dzięki kartom paliwowym?

Jak optymalizacja kosztów wpływa na MŚP?

Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) mogą znacząco zoptymalizować wydatki związane z paliwem, wdrażając system kart paliwowych. Dzięki preferencyjnym stawkom oferowanym przez operatorów kart, MŚP uzyskują rabaty hurtowe — w 2025 roku typowe oszczędności w przypadku firm posiadających od 5 do 20 pojazdów sięgają 5–12% na litrze paliwa (źródło: badanie Instytutu Transportu Samochodowego, marzec 2025).

Wyraźną zaletą jest także eliminacja zaliczek gotówkowych i uproszczenie raportowania wydatków. Faktury zbiorcze oraz możliwość elektronicznego obiegu dokumentów usprawniają księgowość i minimalizują ryzyko nadużyć. W połączeniu z limitem transakcyjnym oraz funkcjami geolokalizacji tankowań, karta paliwowa staje się realnym narzędziem zarządzania budżetem operacyjnym MŚP.

Jakie korzyści w zarządzaniu flotą dają karty paliwowe?

Karty paliwowe umożliwiają dokładne śledzenie wszystkich transakcji dotyczących paliwa w ramach floty pojazdów . Firmy mogą otrzymywać szczegółowe raporty zakupów uwzględniające datę, godzinę, lokalizację oraz ilość zatankowanego paliwa. To pozwala nie tylko uniknąć nadużyć, ale też optymalizować trasy i planowanie postojów.

W wielu nowoczesnych systemach zarządzania flotą integracja tych danych pozwala na ocenę zużycia paliwa w przeliczeniu na kilometr, co ułatwia podejmowanie decyzji operacyjnych. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrycie nieefektywności i wdrożenie działań naprawczych.

Również kwestie zgodności z polityką flotową firmy (np. limity pojedynczych tankowań, dozwolone stacje) można łatwo monitorować i egzekwować.

Jak wybrać odpowiednią kartę paliwową dla Twojej floty?

Na co zwrócić uwagę przy wyborze?

• Obsługiwany obszar geograficzny: czy karta działa w sieciach ogólnokrajowych lub transgranicznych.
• Oferta rabatów i taryf: rabaty stałe lub zmienne w zależności od stacji, wolumenu lub strefy.
• Możliwości ograniczenia transakcji: np. według rodzaju paliwa, godziny czy lokalizacji.
• Zarządzanie dostępami: przypisywanie kart do konkretnych kierowców lub pojazdów.
• System raportowania: dostęp do zestawień, integracje API z systemami księgowymi i TMS.
• Opłaty dodatkowe: czy karta wiąże się z kosztami aktywacyjnymi lub miesięcznymi (średnio 5–15 zł za kartę w 2025 roku).

Jakie usługi dodatkowe oferują karty paliwowe?

• Zwrot VAT z zagranicy: automatyczne usługi odzyskiwania VAT i akcyzy z krajów UE.
• Raporty emisji CO2: pomocne w raportowaniu ESG i CSR.
• Integracja z bramkami opłat drogowych: np. e-TOLL, VIA-T, Toll Collect.
• Usługi parkingowe i myjnie: bezgotówkowa obsługa na wybranych obiektach.
• Elektroniczna faktura zbiorcza: znaczące uproszczenie księgowości i rozliczeń międzyoddziałowych.

Jak integracja kart paliwowych z systemami floty wpływa na efektywność?

Jakie są korzyści płynące z integracji systemów floty?

Połączenie kart paliwowych z systemami TMS (Transport Management System) oraz ERP (Enterprise Resource Planning) umożliwia automatyczne centralizowanie danych transakcyjnych i porównywanie ich z planem tras pojazdów.

Dzięki temu menedżerowie flot mogą szybko identyfikować nieefektywności, ocenić zużycie paliwa względem przebiegu oraz analizować punkty tankowań pod kątem kosztów.

Wdrażając integracje w 2025 roku, wiele firm z branży logistycznej odnotowało wzrost efektywności floty o ponad 15% (dane: Związek Pracodawców Transport i Logistyka Polska, kwiecień 2025). Automatyzacja i synchronizacja danych eliminuje ręczne błędy i przyspiesza podejmowanie decyzji dzięki pełnemu obrazowi działalności operacyjnej flot.

Jakie wyzwania związane z integracją mogą napotkać firmy?

Integracja kart paliwowych z systemami zarządzania flotą może napotkać kilka wyzwań — od niekompatybilności API po różnice w strukturze danych między dostawcami kart a systemami ERP. Firmy muszą również zwrócić uwagę na kwestie bezpieczeństwa danych (RODO), zwłaszcza przy przesyłaniu szczegółowych informacji o kierowcy i trasach.

Rozwiązaniem jest wybór dostawcy kart paliwowych oferującego otwarte API i gotową integrację z oprogramowaniem takim jak Transics, SAP, Webfleet czy Navifleet. Należy również zaplanować etap testowania integracji, szkolenie personelu oraz politykę kontroli dostępu w systemach analitycznych.

Podsumowanie: wybór karty paliwowej dla floty różnorodnych pojazdów to nie tylko kwestia ceny paliwa, lecz całościowego podejścia do zarządzania flotą firmową. W 2025 roku, dzięki integracji, analizie danych i elektronicznemu obiegowi dokumentów, karta paliwowa staje się kluczowym narzędziem w optymalizacji działań operacyjnych.

Porównaj spersonalizowane oferty kart paliwowych dla swojej firmy na Companeo i zyskaj kontrolę nad wydatkami swojej floty.