Wpływ kart paliwowych na koszt floty firmowej

W dobie rosnących kosztów prowadzenia działalności, firmy coraz częściej szukają sposobów na optymalizację kosztów związanych z flotą pojazdów. Jednym z narzędzi wspierających kontrolę wydatków są karty paliwowe – rozwiązanie, które nie tylko upraszcza rozliczenia, ale także realnie wpływa na TCO samochodu służbowego (całkowity koszt posiadania).

W artykule przyjrzymy się, w jaki sposób korzystanie z kart paliwowych dla firm przekłada się na oszczędności operacyjne, efektywność zarządzania flotą oraz bezpieczeństwo finansowe przedsiębiorstwa.

Zestawimy konkretne korzyści z możliwymi ograniczeniami, aby przedstawić pełny rachunek zysków i strat.

Jeśli zarządzasz flotą samochodów lub rozważasz wdrożenie kart paliwowych w swojej firmie, ten artykuł pomoże Ci podjąć świadomą decyzję biznesową.

Jak karty paliwowe redukują całkowity koszt posiadania (TCO) pojazdów?

Jakie są metody obniżenia TCO przez karty paliwowe?

Całkowity koszt posiadania  (TCO) samochodu służbowego w 2025 roku stanowi istotny punkt odniesienia dla firm, które chcą utrzymać konkurencyjność i kontrolować wydatki operacyjne. Karty paliwowe pełnią ważną funkcję w ograniczaniu kosztów paliwa, ale ich wpływ na TCO samochodu jest znacznie szerszy.

Przede wszystkim umożliwiają redukcję wydatków dzięki stałym rabatom na paliwo, które mogą sięgnąć od 5 do nawet 15 groszy za litr (według danych z PKN Orlen na I kwartał 2025 roku). Co ważne, transakcje realizowane za pomocą tych kart są automatycznie rejestrowane w systemach zarządzania kosztami, co redukuje koszty administracyjne związane z ręcznym księgowaniem i ewidencją faktur.

Dodatkowo, monitoring lokalizacji oraz zużycia paliwa przy użyciu zintegrowanych narzędzi pozwala zoptymalizować trasy, zmniejszając przebiegi i zużycie paliwa, a tym samym poprawiając efektywność operacyjną. Wdrożenie kart paliwowych pozwala również wyeliminować nieautoryzowane zakupy i nadużycia, dzięki czemu firma zachowuje pełną kontrolę nad wydatkami flotowymi.

Wszystko to przekłada się na znaczące obniżenie TCO samochodu, zwiększoną przejrzystość finansową i wyższą rentowność operacyjną flot firmowych.

Jakie technologie wspierają wykorzystanie kart paliwowych?

W kontekście profesjonalnego zarządzania flotą pojazdów w 2025 roku, skuteczne wykorzystanie kart paliwowych zależy w dużej mierze od integracji z zaawansowanymi technologiami. Przede wszystkim, systemy telematyczne GPS umożliwiają monitorowanie tras pojazdów, pomiar wydajności paliwowej i wykrywanie nieefektywności.

Dane z tych systemów mogą być automatycznie synchronizowane z platformami do zarządzania kartami paliwowymi, umożliwiając retencję danych w czasie rzeczywistym. Kolejnym kluczowym elementem jest integracja kart paliwowych z systemem ERP (Enterprise Resource Planning), np. SAP czy Comarch ERP Optima.

Dzięki takiemu połączeniu przedsiębiorstwa mogą automatyzować procesy rozliczeń, agregować dane finansowe i analizować je w kontekście całej działalności operacyjnej. Dodatkowo, wiele nowoczesnych rozwiązań oferuje dostęp do paneli zarządzania flotą, które zawierają moduły do zarządzania limitem transakcji, planowania tankowań i konfiguracji alertów nadużyć.

Integracja między kartami paliwowymi, ERP i telematyką pozwala decydentom na znacznie głębszy wgląd w dane floty oraz precyzyjne zarządzanie kosztami i rentownością operacyjną.

Czy karty paliwowe sprzyjają oszczędności na kosztach paliwa?

Jakie są zalety kart paliwowych w porównaniu do tradycyjnych metod zakupu paliwa?

Jakie przykłady firm mogą potwierdzić oszczędności dzięki kartom paliwowym?

W 2025 roku coraz więcej firm w Polsce potwierdza sukcesy wynikające z wdrożenia kart paliwowych. Przykładem może być firma logistyczna TransPol Sp. z o.o., która zarządza flotą 80 pojazdów. Przed wdrożeniem kart paliwowych, roczny koszt paliwa wynosił około 3,2 mln zł.

Po wdrożeniu rozwiązania Shell Card, firma uzyskała rabaty do 12 groszy/litr oraz automatyzowała rozliczenia, co pozwoliło zredukować wydatki o 9%, czyli ok. 288 000 zł rocznie. Z kolei usługodawca komunikacyjny TechFast wykorzystujący BP Plus, zredukował czas administracyjny księgowania faktur o 40% poprzez wdrożenie raportowania zbiorczego.

Tego typu case studies jasno pokazują, że odpowiednie zarządzanie i integracja kart paliwowych nie tylko obniża koszty paliwa, lecz również wpływa korzystnie na rentowność przedsiębiorstwa poprzez uproszczenie procesów.

W jaki sposób karty paliwowe wpływają na efektywność zarządzania flotą?

Jakie są korzyści z używania kart paliwowych dla zarządzania flotą?

Karty paliwowe są dziś nieodzownym narzędziem usprawniającym zarządzanie flotą. Umożliwiają one precyzyjne śledzenie wydatków paliwowych w czasie rzeczywistym, co przekłada się na większą kontrolę kosztów i poprawę rentowności.

Dzięki nim ograniczamy konieczność zbierania paragonów czy faktur od kierowców, co istotnie upraszcza procedury księgowe i logistyczne. Ponadto każda transakcja jest automatycznie przypisywana do konkretnego pojazdu lub użytkownika, co znacząco zwiększa przejrzystość operacyjną.

W połączeniu z narzędziami do geolokalizacji i telematyki, menedżerowie floty mogą analizować styl jazdy, planować optymalne trasy, wykrywać nadużycia i przewidywać zużycie paliwa, co w dłuższej perspektywie wpływa na poprawę rentowności floty i efektywność działania całego przedsiębiorstwa.

W jaki sposób karty paliwowe mogą wspierać kontrolę i przejrzystość kosztów floty?

• Raporty dzienne, tygodniowe i miesięczne uwzględniające tankowania i zużycie paliwa według pojazdu.
• Możliwość ustawiania limitów transakcji (kwotowych, dziennych, tygodniowych).
• Zgłaszanie transakcji nietypowych (np. tankowanie poza godzinami pracy lub poza zdefiniowaną strefą geograficzną).
• Automatyczne przypisywanie kosztów do poszczególnych budżetów działów lub projektów.
• Dostęp do historii tankowań w aplikacjach mobilnych i desktopowych z poziomu panelu administratora.

Jakie są regulacje prawne i księgowe związane z kartami paliwowymi w Polsce?

Jakie są kluczowe wymagania prawne dotyczące kart paliwowych?

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym na dzień 1 stycznia 2025 roku, status kart paliwowych w Polsce uregulowany jest m.in. przez interpretacje indywidualne Krajowej Administracji Skarbowej oraz przepisy ustawy o VAT z 11 marca 2004 r. (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm.).

Faktury za paliwo wystawiane przez operatora karty mogą stanowić podstawę do odliczenia VAT, pod warunkiem, że pomiędzy dostawcą paliwa a nabywcą istnieje bezpośredni stosunek cywilnoprawny.

Ważnym elementem jest również ewidencjonowanie przejazdów, zgodnie z art. 86a ust. 5–7 ustawy o VAT, które umożliwia pełne odliczenie podatku VAT w przypadku pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej.

Dodatkowo, od września 2023 r. obowiązuje ujednolicona faktura elektroniczna KSeF – karty paliwowe muszą być zgodne z tym rozwiązaniem od obowiązkowego terminu wdrożenia w lipcu 2024 roku.

Jakie są zalecane praktyki księgowe dla firm korzystających z kart paliwowych?

Najlepsze praktyki księgowe w roku 2025 związane z rozliczaniem kart paliwowych obejmują przede wszystkim stosowanie faktur zbiorczych zgodnych z KSeF oraz bieżące dopasowanie transakcji do kont kosztowych. Zaleca się centralizację fakturowania, co upraszcza księgowanie i skraca czas potrzebny na analizę danych.

Firmy powinny także korzystać z zaawansowanych raportów automatycznie generowanych przez dostawców (np. Shell Card, BP Plus), które mogą być bezpośrednio integrowane z systemami księgowymi ERP. Kluczowe jest zapewnienie zasadności każdej transakcji – poprzez przypisanie karty do konkretnego pojazdu lub użytkownika.

Księgowi powinni także regularnie audytować transakcje pod kątem zgodności VAT oraz przestrzegać zasad archiwizacji, szczególnie w kontekście przechowywania e-faktur przez minimum 5 lat, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT.

Podsumowanie: Co warto zapamiętać?

• Karty paliwowe pomagają zredukować koszty paliwa i całkowity koszt posiadania (TCO) samochodów służbowych.
• Integracja z ERP oraz systemami telematycznymi zwiększa przejrzystość i kontrolę wydatków we flocie.
• Prawidłowe stosowanie kart umożliwia rozliczanie VAT zgodnie z aktualnymi przepisami i poprawia zgodność finansową firmy.

Chcesz zoptymalizować wydatki flotowe?
Porównaj bezpłatnie oferty kart paliwowych na Companeo i wybierz najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy.