Geolokalizacja pojazdów służbowych - jakie warto zadać sobie pytania?

Geolokalizacja pojazdów służbowych coraz bardziej się demokratyzuje i nie jest już tylko atrybutem największych firm z branży transportu drogowego czy też taksówkarskich. Technologie geolokalizacji samochodów służbowych stają się łatwiej dostępne, inteligentniejsze i dopasowane do specyfiki wielu zawodów. Korzyści pod kątem bezpieczeństwa, kontroli, satysfakcji klienta i ogólnie rzecz biorąc optymalizacji zarządzania flotą pojazdów służbowych sprawiają, że rozwiązania te stają się coraz bardziej kuszące. Ale czy mimo to warto wykonać ten krok? Co należy wiedzieć przed wyposażaniem firmy w system geolokalizacji? A dokładniej, jakie są konkretne zalety tego narzędzia? Jakie ramy prawne ograniczają korzystanie z niego? Jakie pytania warto sobie postawić, aby otrzymać rzeczywiście użyteczne oferty geolokalizacji oraz jak rozszyfrować kwoty widniejące na tych ofertach?

Geolokalizacja pojazdów służbowych: nadzwyczajny potencjał, ściśle ograniczony przez przepisy

Geolokalizacja pojazdów służbowych w czasie rzeczywistym oferuje rozmaite zalety, zwłaszcza w kwestii optymalizacji całościowego zarządzania flotą. Potencjał tego rodzaju narzędzi musi być jednak wykorzystywany zgodnie z określonymi ramami prawnymi.

Geolokalizacja pojazdów służbowych w czasie rzeczywistym jako skuteczne narzędzie optymalizacji zarządzania flotą

Geolokalizacja w czasie rzeczywistym - lub zbliżonym do rzeczywistego - przynosi wiele korzyści z punktu widzenia zarządzania flotą służbową.

Umożliwia ona:

• Zlokalizowanie w dowolnym momencie pojazdu znajdującego się najbliżej magazynu i/ lub miejsca dostawy w celu płynnej organizacji terminowego transportu,
• W przypadku firm taksówkarskich, zlokalizowanie pojazdu najbliższego klientowi, który oczekuje na kurs, aby skrócić czas oczekiwania,
• Sprawdzanie dyspozycyjności kierowców oraz kontrola czasu pracy,
• Jeśli pojazd jest wyposażony w moduły łączące tracker GPS z krytycznymi parametrami mechanicznymi samochodu czy ciężarówki, dysponowanie w czasie rzeczywistym środkami zapewniającymi bezpieczeństwo pojazdu, takimi jak ciśnienie opon, temperatura oleju silnikowego, nagłe przyspieszenie czy hamowanie,
• Jeśli do tego jeden z modułów jest podłączony do baku, również ocenę poziomu zużycia paliwa,
• W oparciu o dane dostarczone przez trackery i moduły, wdrożenie systemu powiadomień skierowanych albo do kierowcy, albo do przełożonego, bądź też do obu jednocześnie, wysyłanych w momencie przekroczenia określonych parametrów. Może również dojść do wyłączenia silnika na odległość,
• Również w oparciu o te dane, szkolenie kierowców z jazdy ekologicznej,
• Oszczędność czasu w trasie oraz pieniędzy na zużyciu paliwa,
• Zwiększenie produktywności kierowców.

Ścisłe przepisy prawne, którym podlega geolokalizacja w firmie

Możliwości te są niemniej jednak ściśle ograniczone przez przepisy prawne.

Niektóre rodzaje korzystania z geolokalizacji są zabronione , jak na przykład:

• W celu sprawdzenia przestrzegania limitu prędkości,
• W celu prowadzenia ciągłej kontroli aktywności współpracownika,
• W celu monitorowania przejazdów przedstawicieli pracowników, w przypadku przejazdów związanych z wykonywaniem ich funkcji,
• W celu ustalenia położenia pracowników lub współpracowników poza godzinami pracy,
• W celu kontrolowania czasu pracy pracownika, w przypadku gdy inne służące temu rozwiązanie już zostało wdrożone.

Dodatkowo współpracownicy, którzy w dowolny sposób mogą organizować sobie czas pracy, również nie mogą być przedmiotem geolokalizacji.

Również przechowywanie danych i dostęp do nich są ściśle ograniczone.

Z punktu widzenia prawa, geolokalizacja stanowi narzędzie gromadzenia danych osobowych.

Firma, która korzysta z takiego systemu, jest więc zobowiązana zagwarantować:

• Że dostęp do danych jest ograniczony do personelu upoważnionego przez  pracodawcę lub do osoby wydającej polecenia (w tym drugim przypadku bez imienia i nazwiska kierowcy),
• Że dostęp do zarejestrowanych informacji jest możliwy dla każdego kierowcy, którego dane dotyczą, poprzez bezpieczny dostęp,
• Że rejestr wszystkich dostępów do danych jest prowadzony przez pracodawcę,
• Że dany pracownik został poinformowany zarówno kto w firmie jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych, jak i jaki jest cel ich gromadzenia, a także że przysługuje mu prawo do sprzeciwu instalacji narzędzia oraz jakie są jego prawa w kwestii dostępu do danych i sprostowania.
• Że dane nie będą przechowywane dłużej niż dwa miesiące lub rok w zależności od celu, w jakim zostały zgromadzone.

Mimo że nie ma obowiązku zgłaszania systemów i plików do Generalnego Inspektora Ochrony Danych, należy je jednak wpisać do firmowego rejestru operacji przetwarzania danych.

Jak zoptymalizować zapytania o oferty geolokalizacji pojazdów?

Jako że różne firmy świadczące usługę systemów geolokalizacji pojazdów służbowych proponują znacznie różniące się od siebie oferty, z bardzo różniącą się funkcjonalnością, i posługują się bardzo różnymi cennikami, warto wiedzieć jakie pytania warto zadać składając zapytanie o oferty.

Poza tym warto również przeanalizować strukturę możliwych kosztów związanych z tymi ofertami tak, aby lepiej zrozumieć otrzymaną ofertę.

Jak zadać odpowiednie pytania, aby otrzymać przydatne oferty

Ze względu na dużą różnorodność ofert dostępnych na rynku, w interesie kierownictwa pragnącego wyposażyć swoją flotę w systemy geolokalizacji pojazdów służbowych leży zamówienie jak największej liczby ofert od wyspecjalizowanych usługodawców w celu uzyskania pewności, że wybierzemy narzędzie najlepiej dopasowane do potrzeb.

Wiele kwestii pozwala sprecyzować te potrzeby, zwłaszcza jeśli chodzi o:

• Rozmiar floty,
• Rodzaj pojazdów wchodzących w skład floty,
• Średni dystans i rodzaj przejazdów,
• Zwłaszcza jeśli możemy mieć do czynienia z przejazdami poza granice kraju,
• Rodzaj aktywności,
• Regularność otrzymywanych raportów dotyczących położenia -w czasie zbliżonym do rzeczywistego czy w regularnych odstępach czasu,
• Rodzaje priorytetowych korzyści oczekiwanych od systemów geolokalizacji, od poprawy bezpieczeństwa, przez kontrolę i zarządzanie flotą, po oszczędność paliwa…,
• Budżet dostępny na geolokalizację pojazdów służbowych, ale również oczekiwany zwrot inwestycji. 

Usługi online takie jak Companeo pozwalają na otrzymanie ofert systemów geolokalizacji pojazdów służbowych oraz na łatwe porównanie ofert proponowanych przez najlepszych wyspecjalizowanych usługodawców na rynku.

Jak rozszyfrować rodzaje taryf i koszty geolokalizacji dla klientów profesjonalnych

Kwestia dostępnego budżetu jest oczywiście kluczowa: koniecznie należy wiedzieć, że cena systemów geolokalizacji nie ogranicza się w przypadku klientów profesjonalnych wyłącznie do ceny trackera GPS zainstalowanego w pojeździe, którego położenie chcemy znać.

Ponieważ chodzi o rozwiązania łączące sprzęt, oprogramowanie i usługi, systemy geolokalizacyjne mogą być bardziej lub mniej kompleksowe, a taryfy mogą być naliczane na różne sposoby.

Po pierwsze, do komponentów kompleksowego systemu należą:

• Tracker GPS dla każdego pojazdu wchodzącego w skład floty,
• Jeden lub więcej rodzajów modułów, które trzeba doliczyć do trackerów, do podłączenia do silnika i innych punktów kontrolnych pojazdu w celu monitoringu w czasie rzeczywistym kluczowych wartości dotyczących kondycji pojazdu,
• Oprogramowanie do przetwarzania danych w czasie rzeczywistym, przesyłane przez trackery i urządzenia, oraz generowanie raportów na potrzeby przełożonych.
• Usługi telekomunikacyjne do przekazywania danych pomiędzy trackerami GPS pojazdu a centrum zarządzania flotą przez przełożonego.

Po drugie, dostawcy systemów geolokalizacji pojazdów służbowych mogą wybrać fakturowanie różnych elementów na różnych podstawach, które mogą być uwzględnione w jednej i tej samej ofercie:

• Abonament miesięczny na całość rozwiązania uwzględniający wszystkie koszty,
• Abonament na oprogramowanie i osobny abonament na transmisję danych, trochę tak jak w przypadku limitu danych na telefonie komórkowym – wiele limitów z różnymi opcjami można znaleźć w ofercie tego samego usługodawcy,
• Koszty wygenerowane przez transmisję danych,
• System prowizyjny.

Po trzecie, jeśli chodzi o sam sprzęt, czyli trackery GPS, które również mogą sporo kosztować, istnieją różne sposoby ich pozyskania.

Przeważnie mamy  do wyboru dwie możliwości, z których każda ma swoje zalety i wady:

•  Zakup sprzętu,
•  Wynajem sprzętu : w tym przypadku mamy do czynienia z abonamentem, który pokrywa wszystkie koszty związane ze sprzętem, oprogramowaniem i usługami telekomunikacyjnymi.