GEOLOKALIZACJA POJAZDÓW Wyposaż swoją flotę pojazdów w najlepszej cenie!
Zaoszczędź nawet 45%
porównując oferty wszystkich usługodawców w branży

Geolokalizacja pojazdów

Discover our articles in Geolokalizacja pojazdów

See all the articles in Geolokalizacja pojazdów

Systemy geolokalizacji pojazdów służbowych coraz częściej stają się nieodłączną częścią codziennego życia dla nas wszystkich. Doceniamy je za możliwość wyznaczania zaufanych tras w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Jednak te powszechnie dostępne aplikacje nie mogą się równać z funkcjonalnościami oferowanymi przez rozwiązania geolokalizacji pojazdów dla firm. W niektórych branżach, jak na przykład w branży taksówkarskiej, przewozu osób i transportu drogowego towarów, geolokalizacja floty pojazdów wywołała prawdziwą rewolucję. Jako że te systemy pozwalają menedżerom w każdej chwili sprawdzić gdzie znajdują się pojazdy i co przewożą, a także dlatego, że przekazują niezbędne dane do codziennego funkcjonowania firmy, ich zalety dla przedsiębiorstw są niezaprzeczalne.

Jak działają takie systemy? Jakie technologie są dostępne na rynku? Jakie są ich zalety? Ile kosztują takie rozwiązania? I przede wszystkim, jakie są ramy prawne regulujące ich użytkowanie?

Zasady i funkcjonowanie geolokalizacji pojazdów

Systemy geolokalizacji umożliwiają nie tylko sprawdzanie położenia geograficznego pojazdu przez kierowcę w dowolnym momencie, ale także pozwalają przełożonemu sprawdzić gdzie znajduje się każdy pojazd wyposażony w nawigację, a także skontrolować różnego rodzaju dane dotyczące pojazdu i trasy. Geolokalizacja dla celów zawodowych może działać na zasadzie różnorodnych technologii.

Geolokalizacja pojazdów: szukanie właściwej drogi

Geolokalizacja pojazdów pozwala w każdej chwili  i w czasie zbliżonym do rzeczywistego sprawdzić gdzie znajdują się pojazdy wyposażone w oprogramowanie geolokalizacyjne.

Choć to rozwiązanie z początku zostało stworzone dla celów wojskowych, geolokalizacja stała się popularna także w codziennym życiu do celów prywatnych i służbowych.

Systemy dla użytkowników indywidualnych służą zwykle wyłącznie do tego, by ich bezpośredni użytkownik mógł zorientować się w terenie oraz wyznaczyć trasę wiodącą do obranego celu. Istnieją jednak także aplikacje służące do odnalezienia skradzionego komputera, określenia położenia trzody, a nawet dziecka czy jakiejkolwiek innej osoby wyposażonej w tracker GPS.

Ta funkcjonalność jest kluczowa dla systemów dla klientów profesjonalnych, które pozwalają przełożonemu sprawdzić położenie geograficzne pojazdów wyposażonych w system geolokalizacyjny dla odległość. Systemy te umożliwiają również czasem dwustronną komunikację między wyposażonym pojazdem a przełożonym, a nawet w niektórych przypadkach pozwalają przełożonemu bezpośrednio zareagować i przejąć kontrolę nad wyposażonym pojazdem. Poza tym, systemy te przekazują nie tylko dane o położeniu geograficznym, zwłaszcza jeśli są wyposażone w moduły związane z różnymi mechanicznymi aspektami pojazdu. Aplikacje dla klientów profesjonalnych oferują więc wachlarz usług: pomoc w nawigacji, monitoring towarów, odnalezienie pojazdu w przypadku kradzieży, określanie położenia osób (kierowców, handlowców, współpracowników, przedstawicieli handlowych…).

Różnorodne systemy geolokalizacyjne dla różnych rodzajów działalności

Wiele systemów umożliwia geolokalizację z różnym stopniem dokładności i technologią:

- Najpopularniejszym rozwiązaniem jest system geolokalizacji GPS. Dzięki nadajnikowi GPS, narzędzie łączy się z siecią satelitarną służącą do określania położenia. Dane są w ten sposób przekazywane kierowcy i / lub przełożonemu, przeważnie za pomocą sieci telefonii komórkowych.

- System geolokalizacji może również całkowicie bazować na sieciach telefonii komórkowej, poprzez triangulację pomiędzy różnymi nadajnikami, obliczając czas przyjazdu lub kąt przybycia sygnału, albo bazując na cell identyfikatorze.

- Geolokalizacja poprzez nadajniki RFID jest jeszcze inną technologią używaną przede wszystkim do geolokalizacji w przestrzeniach zamkniętych, na przykład aby określić położenie towaru w magazynie.

- Istnieje również możliwość wykorzystywania innych technologii, takich jak geolokalizacja przez wifi czy geolokalizacja na podstawie adresu IP.

Zalety geolokalizacji pojazdów oraz cennik

Geolokalizacja pojazdów wiąże się z różnorodnymi zaletami, zarówno jeśli chodzi o optymalizację zarządzania flotą, jak i o wygenerowane oszczędności czy bezpieczeństwo, które należy zestawić z kosztem, który systematycznie spada.

Zalety geolokalizacji pojazdów

Systemy geolokalizacji pojazdów przynoszą wiele korzyści, zarówno kierowcom, jak i przełożonym oraz klientom firm użytkujących takie systemy. Bezpośrednio bądź pośrednio, geolokalizacja pojazdów służbowych czy ciężarowych używanych przez firmy transportowe wiąże się ze zwiększonym bezpieczeństwem, lepszym zarządzaniem flotą oraz oszczędnościami:

- W kontekście bezpieczeństwa, geolokalizacja pozwala przede wszystkim na zapobieganie kradzieży pojazdów, a także kradzieży towaru;

- Ponadto, jeśli chodzi o ten aspekt, różnorodne informacje gromadzone przez te systemy dotyczą na przykład prędkości czy nagłego hamowania pozwalając zwiększyć bezpieczeństwo jazdy. Jeśli tracker jest wyposażony w konieczne moduły, kluczowym punktem jest kontrola parametrów takich jak temperatura krytycznych części silnika czy ciśnienie opon, która umożliwia polepszenie całościowego bezpieczeństwa pojazdu. W każdym przypadku można wprowadzić powiadomienia w sytuacji, gdy pewne limity krytyczne zostaną przekroczone, zarówno dla kierowcy, jak i dla przełożonego oraz dla obu stron jednocześnie. Czasem nawet przełożony będzie mógł skorzystać z systemu geolokalizacji w celu wyłączenia silnika pojazdu;

- Jeśli chodzi o zarządzanie flotą, cała działalność zostaje zoptymalizowana. Dyspozytor taxi będzie więc mógł przydzielić najbliższy pojazd do klienta, który zamówił kurs. Firma zajmująca się transportem drogowym będzie mogła wybrać najlepszą strategię dostawy pod kątem różnych magazynów, garażowania i punktów dostawczych.

- Ta optymalizacja zarządzania flotą przynosi też korzyści finansowe. Po pierwsze, ze względu na optymalizację czasu pracy i identyfikację “luk” zwiększa się produktywność. Po drugie, dzięki optymalizacji tras przejazdy się skracają. Po trzecie, dzięki optymalizacji przejazdów i zachęceniu kierowców, których nawyki za kierownicą okazały się nieoptymalne do skorzystania ze szkoleń z jazdy ekologicznej, zmniejsza się również zużycie paliwa. Oszczędności na paliwie mogą stanowić nawet 20% miesięcznej faktury.

- Wreszcie, narzędzia te pomagają klientom i zwiększają ich satysfakcję, co zawsze prowadzi do dodatkowych zysków!

Cena geolokalizacji pojazdów

Cena systemów geolokalizacji jest uzależniona od dopasowania systemu do zasobów materialnych, ale także do potrzeb logistycznych i usług powiązanych. Te trzy niezbędne komponenty są zwykle zawarte w jednym pakiecie “all inclusive” sprzedawanym przeważnie w formie miesięcznego abonamentu, co wiąże się także z korzyścią w postaci zmniejszenia początkowych kosztów inwestycji. Jednakże dla zaawansowanych użytkowników istnieje również opcja skonstruowania własnego systemu poprzez zakup materiałów i selekcję oprogramowania najbardziej odpowiadającego ich potrzebom. 

W takim wypadku, i jeśli technologia jest odpowiednia zaadaptowana, cena nadajników GPS waha się od 80 euro do ponad 600 euro za nadajnik. Do czynników wpływających na cenę należą:

- Autonomia nadajników, jako że niektóre systemy mogą być podłączone do akumulatora pojazdu,

- Transmisja danych w czasie rzeczywistym bądź zapisywanie ich tylko na dysku lokalnym,

- Dodatkowe moduły umożliwiające podłączenie systemu do elektronicznej deski rozdzielczej pojazdu i poziom zaawansowania tych modułów,

- Przepustowość systemu i tryb naprawy.

W każdym przypadku konieczne będzie doliczenie do ceny materiału, zarówno wypożyczonego jak i zakupionego, kosztu jednego lub wielu rodzajów abonamentu na transfer danych do systemu nadzoru poprzez sieci telefonii komórkowej.

Wreszcie, oprogramowanie lub aplikacje branżowe mogą zostać uzyskane osobno, a płatność jest pobierana albo na zasadzie abonamentu miesięcznego, albo w formie prowizji, bądź też poprzez połączenie obu tych form.

Aby otrzymać koszt składki odpowiadający indywidualnym potrzebom każdego klienta, konieczne jest zamówienie ofert systemów geolokalizacyjnych.

Geolokalizacja pojazdów staje się coraz bardziej rozwiniętym rynkiem, a usługi takie jak Companeo okazują się szczególnie użyteczne, aby z łatwością otrzymać i porównać oferty najlepszych dostawców usług geolokalizacji dla klientów profesjonalnych.

Ramy prawne

Systemy geolokalizacji przekazują i przechowują dane, które mogą należeć do kategorii danych osobowych. Jako że systemy te mogą prowadzić do poważnej ingerencji i śledzenia pracownika, korzystanie z nich jest rygorystycznie uregulowane w sferze prawnej. Ramy prawne definiują jaki sposób użytkowania tych systemów jest zabroniony, jakie są prawa pracowników oraz w jaki sposób dane mogą być przechowywane i zapisywane. W każdym razie należy wiedzieć, że to pracodawca jest odpowiedzialny za przestrzeganie tych  zasad, zarówno przez firmę, jak i przez ustawienia samych urządzeń.

Niedozwolone użycie

Potencjał rozwiązań geolokalizacyjnych jest tak duży, że konieczne było jego ograniczenie i określenie dozwolonego użycia.

Zabronione jest używanie geolokalizacji do celów:

- Kontroli przestrzegania ograniczeń prędkości,

- Kontroli czasu pracy jeśli zostały wprowadzone inne rozwiązania w tym celu,

- Kontroli współpracowników, którzy mogą w dowolny sposób organizować swoje przejazdy,

- Kontroli przejazdów przedstawicieli pracowniczych w ramach wykonywania obowiązków,

- Jakiejkolwiek kontroli jakiegokolwiek pracownika lub współpracownika poza godzinami pracy, łącznie z dojazdami do pracy, nawet w celu ochrony przed kradzieżą.

Prawa pracownika

Pracownikom przysługują również pewne prawa w kwestii instalacji i użytkowania systemów geolokalizacji pojazdów służących do wykonywania zleceń.

Należy przede wszystkim:

- Poinformować pracownika o instalacji takiego systemu i o szczegółowych ustawieniach, łącznie z powiadomieniem o celach gromadzenia danych, właściwych przepisach prawnych, prawie do sprzeciwu, okresie przechowywania danych i sposobie dostępu do nich, prawie do sprostowania i wniesienia skargi.,

- Umożliwić pracownikowi odmowę instalacji,

- Przyznać pracownikowi dostęp na wniosek do danych, które go dotyczą,

- Umożliwić pracownikami wyłączenie systemu poza godzinami pracy.

Pracodawca ma z kolei prawo do kontroli wszystkiego, co wiąże się z dezaktywacją systemu oraz do audytu pracownika w razie podejrzenia nieprawidłowości.

Przechowywanie danych

Możliwość przechowywania danych jest ograniczona zarówno w czasie, jak i pod względem dostępu.

Jeśli firma wyznaczyła inspektora ochrony danych, osoba ta powinna uczestniczyć w instalacji systemu. Należy również prowadzić rejestr przetwarzania danych.

Jeśli chodzi o dostęp do danych, firma powinna wprowadzić szczegółowe zasady, jak również prowadzić i aktualizować odpowiedni rejestr.

Dane co do zasady nie powinny być przechowywane dłużej niż przez okres dwóch miesięcy, a maksymalnie roku jeśli mogą być przechowywane w celach dowodowych lub do optymalizacji usługi.

W pewnych bardzo ściśle określonych przypadkach, kiedy dane służą do kontroli czasu pracy pracowników, mogą być one przechowywane maksymalnie przez 5 lat po zgromadzeniu.

Nie jest natomiast konieczne zgłaszanie tych systemów i danych do GIODO.

Systemy geolokalizacji pojazdów służbowych coraz częściej stają się nieodłączną częścią codziennego życia dla nas wszystkich. Doceniamy je za możliwość wyznaczania zaufanych tras w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Jednak te powszechnie dostępne aplikacje nie mogą się równać z funkcjonalnościami oferowanymi przez rozwiązania geolokalizacji pojazdów dla firm. W niektórych branżach, jak na przykład w branży taksówkarskiej, przewozu osób i transportu drogowego towarów, geolokalizacja floty pojazdów wywołała prawdziwą rewolucję. Jako że te systemy pozwalają menedżerom w każdej chwili sprawdzić gdzie znajdują się pojazdy i co przewożą, a także dlatego, że przekazują niezbędne dane do codziennego funkcjonowania firmy, ich zalety dla przedsiębiorstw są niezaprzeczalne.

Jak działają takie systemy? Jakie technologie są dostępne na rynku? Jakie są ich zalety? Ile kosztują takie rozwiązania? I przede wszystkim, jakie są ramy prawne regulujące ich użytkowanie?

Zasady i funkcjonowanie geolokalizacji pojazdów

Systemy geolokalizacji umożliwiają nie tylko sprawdzanie położenia geograficznego pojazdu przez kierowcę w dowolnym momencie, ale także pozwalają przełożonemu sprawdzić gdzie znajduje się każdy pojazd wyposażony w nawigację, a także skontrolować różnego rodzaju dane dotyczące pojazdu i trasy. Geolokalizacja dla celów zawodowych może działać na zasadzie różnorodnych technologii.

Geolokalizacja pojazdów: szukanie właściwej drogi

Geolokalizacja pojazdów pozwala w każdej chwili  i w czasie zbliżonym do rzeczywistego sprawdzić gdzie znajdują się pojazdy wyposażone w oprogramowanie geolokalizacyjne.

Choć to rozwiązanie z początku zostało stworzone dla celów wojskowych, geolokalizacja stała się popularna także w codziennym życiu do celów prywatnych i służbowych.

Systemy dla użytkowników indywidualnych służą zwykle wyłącznie do tego, by ich bezpośredni użytkownik mógł zorientować się w terenie oraz wyznaczyć trasę wiodącą do obranego celu. Istnieją jednak także aplikacje służące do odnalezienia skradzionego komputera, określenia położenia trzody, a nawet dziecka czy jakiejkolwiek innej osoby wyposażonej w tracker GPS.

Ta funkcjonalność jest kluczowa dla systemów dla klientów profesjonalnych, które pozwalają przełożonemu sprawdzić położenie geograficzne pojazdów wyposażonych w system geolokalizacyjny dla odległość. Systemy te umożliwiają również czasem dwustronną komunikację między wyposażonym pojazdem a przełożonym, a nawet w niektórych przypadkach pozwalają przełożonemu bezpośrednio zareagować i przejąć kontrolę nad wyposażonym pojazdem. Poza tym, systemy te przekazują nie tylko dane o położeniu geograficznym, zwłaszcza jeśli są wyposażone w moduły związane z różnymi mechanicznymi aspektami pojazdu. Aplikacje dla klientów profesjonalnych oferują więc wachlarz usług: pomoc w nawigacji, monitoring towarów, odnalezienie pojazdu w przypadku kradzieży, określanie położenia osób (kierowców, handlowców, współpracowników, przedstawicieli handlowych…).

 

Różnorodne systemy geolokalizacyjne dla różnych rodzajów działalności

Wiele systemów umożliwia geolokalizację z różnym stopniem dokładności i technologią:

-       Najpopularniejszym rozwiązaniem jest system geolokalizacji GPS. Dzięki nadajnikowi GPS, narzędzie łączy się z siecią satelitarną służącą do określania położenia. Dane są w ten sposób przekazywane kierowcy i / lub przełożonemu, przeważnie za pomocą sieci telefonii komórkowych.

-       System geolokalizacji może również całkowicie bazować na sieciach telefonii komórkowej, poprzez triangulację pomiędzy różnymi nadajnikami, obliczając czas przyjazdu lub kąt przybycia sygnału, albo bazując na cell identyfikatorze.

-       Geolokalizacja poprzez nadajniki RFID jest jeszcze inną technologią używaną przede wszystkim do geolokalizacji w przestrzeniach zamkniętych, na przykład aby określić położenie towaru w magazynie.

-       Istnieje również możliwość wykorzystywania innych technologii, takich jak geolokalizacja przez wifi czy geolokalizacja na podstawie adresu IP.

 

 

Zalety geolokalizacji pojazdów oraz cennik

 

Geolokalizacja pojazdów wiąże się z różnorodnymi zaletami, zarówno jeśli chodzi o optymalizację zarządzania flotą, jak i o wygenerowane oszczędności czy bezpieczeństwo, które należy zestawić z kosztem, który systematycznie spada.

 

Zalety geolokalizacji pojazdów

Systemy geolokalizacji pojazdów przynoszą wiele korzyści, zarówno kierowcom, jak i przełożonym oraz klientom firm użytkujących takie systemy. Bezpośrednio bądź pośrednio, geolokalizacja pojazdów służbowych czy ciężarowych używanych przez firmy transportowe wiąże się ze zwiększonym bezpieczeństwem, lepszym zarządzaniem flotą oraz oszczędnościami:

-       W kontekście bezpieczeństwa, geolokalizacja pozwala przede wszystkim na zapobieganie kradzieży pojazdów, a także kradzieży towaru;

-       Ponadto, jeśli chodzi o ten aspekt, różnorodne informacje gromadzone przez te systemy dotyczą na przykład prędkości czy nagłego hamowania pozwalając zwiększyć bezpieczeństwo jazdy. Jeśli tracker jest wyposażony w konieczne moduły, kluczowym punktem jest kontrola parametrów takich jak temperatura krytycznych części silnika czy ciśnienie opon, która umożliwia polepszenie całościowego bezpieczeństwa pojazdu. W każdym przypadku można wprowadzić powiadomienia w sytuacji, gdy pewne limity krytyczne zostaną przekroczone, zarówno dla kierowcy, jak i dla przełożonego oraz dla obu stron jednocześnie. Czasem nawet przełożony będzie mógł skorzystać z systemu geolokalizacji w celu wyłączenia silnika pojazdu;

-       Jeśli chodzi o zarządzanie flotą, cała działalność zostaje zoptymalizowana. Dyspozytor taxi będzie więc mógł przydzielić najbliższy pojazd do klienta, który zamówił kurs. Firma zajmująca się transportem drogowym będzie mogła wybrać najlepszą strategię dostawy pod kątem różnych magazynów, garażowania i punktów dostawczych.

-       Ta optymalizacja zarządzania flotą przynosi też korzyści finansowe. Po pierwsze, ze względu na optymalizację czasu pracy i identyfikację “luk” zwiększa się produktywność. Po drugie, dzięki optymalizacji tras przejazdy się skracają. Po trzecie, dzięki optymalizacji przejazdów i zachęceniu kierowców, których nawyki za kierownicą okazały się nieoptymalne do skorzystania ze szkoleń z jazdy ekologicznej, zmniejsza się również zużycie paliwa. Oszczędności na paliwie mogą stanowić nawet 20% miesięcznej faktury.

-       Wreszcie, narzędzia te pomagają klientom i zwiększają ich satysfakcję, co zawsze prowadzi do dodatkowych zysków!

 

Cena geolokalizacji pojazdów

Cena systemów geolokalizacji jest uzależniona od dopasowania systemu do zasobów materialnych, ale także do potrzeb logistycznych i usług powiązanych. Te trzy niezbędne komponenty są zwykle zawarte w jednym pakiecie “all inclusive” sprzedawanym przeważnie w formie miesięcznego abonamentu, co wiąże się także z korzyścią w postaci zmniejszenia początkowych kosztów inwestycji. Jednakże dla zaawansowanych użytkowników istnieje również opcja skonstruowania własnego systemu poprzez zakup materiałów i selekcję oprogramowania najbardziej odpowiadającego ich potrzebom. 

W takim wypadku, i jeśli technologia jest odpowiednia zaadaptowana, cena nadajników GPS waha się od 80 euro do ponad 600 euro za nadajnik. Do czynników wpływających na cenę należą:

-       Autonomia nadajników, jako że niektóre systemy mogą być podłączone do akumulatora pojazdu,

-       Transmisja danych w czasie rzeczywistym bądź zapisywanie ich tylko na dysku lokalnym,

-       Dodatkowe moduły umożliwiające podłączenie systemu do elektronicznej deski rozdzielczej pojazdu i poziom zaawansowania tych modułów,

-       Przepustowość systemu i tryb naprawy.

W każdym przypadku konieczne będzie doliczenie do ceny materiału, zarówno wypożyczonego jak i zakupionego, kosztu jednego lub wielu rodzajów abonamentu na transfer danych do systemu nadzoru poprzez sieci telefonii komórkowej.

Wreszcie, oprogramowanie lub aplikacje branżowe mogą zostać uzyskane osobno, a płatność jest pobierana albo na zasadzie abonamentu miesięcznego, albo w formie prowizji, bądź też poprzez połączenie obu tych form.

Aby otrzymać koszt składki odpowiadający indywidualnym potrzebom każdego klienta, konieczne jest zamówienie ofert systemów geolokalizacyjnych.

Geolokalizacja pojazdów staje się coraz bardziej rozwiniętym rynkiem, a usługi takie jak Companeo okazują się szczególnie użyteczne, aby z łatwością otrzymać i porównać oferty najlepszych dostawców usług geolokalizacji dla klientów profesjonalnych.

Ramy prawne

Systemy geolokalizacji przekazują i przechowują dane, które mogą należeć do kategorii danych osobowych. Jako że systemy te mogą prowadzić do poważnej ingerencji i śledzenia pracownika, korzystanie z nich jest rygorystycznie uregulowane w sferze prawnej. Ramy prawne definiują jaki sposób użytkowania tych systemów jest zabroniony, jakie są prawa pracowników oraz w jaki sposób dane mogą być przechowywane i zapisywane. W każdym razie należy wiedzieć, że to pracodawca jest odpowiedzialny za przestrzeganie tych  zasad, zarówno przez firmę, jak i przez ustawienia samych urządzeń.

Niedozwolone użycie

Potencjał rozwiązań geolokalizacyjnych jest tak duży, że konieczne było jego ograniczenie i określenie dozwolonego użycia.

Zabronione jest używanie geolokalizacji do celów:

-       Kontroli przestrzegania ograniczeń prędkości,

-       Kontroli czasu pracy jeśli zostały wprowadzone inne rozwiązania w tym celu,

-       Kontroli współpracowników, którzy mogą w dowolny sposób organizować swoje przejazdy,

-       Kontroli przejazdów przedstawicieli pracowniczych w ramach wykonywania obowiązków,

-       Jakiejkolwiek kontroli jakiegokolwiek pracownika lub współpracownika poza godzinami pracy, łącznie z dojazdami do pracy, nawet w celu ochrony przed kradzieżą.

 

Prawa pracownika

Pracownikom przysługują również pewne prawa w kwestii instalacji i użytkowania systemów geolokalizacji pojazdów służących do wykonywania zleceń.

Należy przede wszystkim:

-       Poinformować pracownika o instalacji takiego systemu i o szczegółowych ustawieniach, łącznie z powiadomieniem o celach gromadzenia danych, właściwych przepisach prawnych, prawie do sprzeciwu, okresie przechowywania danych i sposobie dostępu do nich, prawie do sprostowania i wniesienia skargi.,

-       Umożliwić pracownikowi odmowę instalacji,

-       Przyznać pracownikowi dostęp na wniosek do danych, które go dotyczą,

-       Umożliwić pracownikami wyłączenie systemu poza godzinami pracy.

 

Pracodawca ma z kolei prawo do kontroli wszystkiego, co wiąże się z dezaktywacją systemu oraz do audytu pracownika w razie podejrzenia nieprawidłowości.

 

Przechowywanie danych

Możliwość przechowywania danych jest ograniczona zarówno w czasie, jak i pod względem dostępu.

Jeśli firma wyznaczyła inspektora ochrony danych, osoba ta powinna uczestniczyć w instalacji systemu. Należy również prowadzić rejestr przetwarzania danych.

Jeśli chodzi o dostęp do danych, firma powinna wprowadzić szczegółowe zasady, jak również prowadzić i aktualizować odpowiedni rejestr.

Dane co do zasady nie powinny być przechowywane dłużej niż przez okres dwóch miesięcy, a maksymalnie roku jeśli mogą być przechowywane w celach dowodowych lub do optymalizacji usługi.

W pewnych bardzo ściśle określonych przypadkach, kiedy dane służą do kontroli czasu pracy pracowników, mogą być one przechowywane maksymalnie przez 5 lat po zgromadzeniu.

Nie jest natomiast konieczne zgłaszanie tych systemów i danych do GIODO.