Odliczenie VAT paliwo 2025– Karta paliwowa dla firm

Według danych Ministerstwa Finansów z marca 2025 roku, aż 68% polskich firm posiadających flotę samochodową aktywnie korzysta z systemu odliczania podatku VAT od paliwa. Nowelizacja przepisów podatkowych wprowadzona ustawą z dnia 14 listopada 2024 roku, która weszła w życie 1 stycznia 2025 roku, zmieniła sposób ujmowania wydatków na paliwo w księgowości firmowej.

W niniejszym przewodniku przyjrzymy się tym zmianom, wyjaśnimy znaczenie kart paliwowych oraz przedstawimy konkretne korzyści dla przedsiębiorców.

Jakie zmiany w przepisach VAT od paliwa obowiązują w 2025roku?

Jakie są kluczowe przepisy dotyczące VAT od paliwa?

Nowe przepisy VAT, obowiązujące od stycznia 2025 roku, uwzględniają szereg zmian mających na celu uproszczenie procesu odliczania VAT od zakupów paliwa przez firmy. Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy o VAT (Dz.U. 2024 poz. 2678), odliczenie VAT od paliwa przysługuje przy użyciu pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej – w wysokości 100%.

W przypadku pojazdów używanych również do celów prywatnych limit pozostał na poziomie 50%. Zmodyfikowano jednak definicję „pojazdów firmowych”, rozszerzając ją o flotę leasingowaną oraz zarejestrowaną w innych krajach UE, o ile są użytkowane w polskiej działalności gospodarczej.

Użytkownicy kart paliwowych , które spełniają kryteria dokumentu księgowego, mogą stosować pełne odliczenie VAT bez potrzeby załączania dodatkowych faktur, pod warunkiem że transakcje są odpowiednio ewidencjonowane w systemach księgowych przedsiębiorstwa.

Jak nowe przepisy wpływają na firmy?

Nowelizacja VAT w 2025 roku przyniosła szereg ułatwień, ale również wyzwań – szczególnie dla mniejszych podmiotów gospodarczych. Pozytywny wpływ na firmę widoczny jest przede wszystkim w uproszczeniu procesów dokumentacyjnych.

Dzięki wprowadzeniu tzw. zgodnych instrumentów rozliczeniowych, takich jak zatwierdzone karty paliwowe oraz zintegrowane platformy księgowe, możliwości błędów w deklaracjach VAT znacząco się zmniejszyły.

Wśród korzyści VAT najczęściej wymieniane są: zmniejszenie nakładów pracy działów księgowych, lepszy nadzór nad wydatkami oraz możliwość bieżącego zarządzania limitem kosztów. Jednak nowe przepisy wymagają od firm aktualizacji systemów księgowych i dostosowania procedur ewidencyjnych. Warto zatem zainwestować w nowoczesne narzędzia raportujące, które automatyzują gromadzenie danych z kart paliwowych .

W jaki sposób karta paliwowa ułatwia odliczenie VAT?

Jak karta paliwowa optymalizuje procesy księgowe?

Zatwierdzone karty do tankowania stały się ważnym elementem automatyzacji procesów rozliczeń. Ich integracja z systemami ERP lub księgowymi (np. Comarch ERP, Symfonia ERP) pozwala firmie na automatyczne księgowanie wydatków paliwowych, co z kolei wspiera prawidłowe odliczanie podatku VAT.

Każda transakcja zarejestrowana za pomocą karty jest automatycznie przypisywana do konkretnego pojazdu i użytkownika, co umożliwia precyzyjne księgowanie w czasie rzeczywistym. Tego rodzaju rozwiązania eliminują konieczność ręcznego przepisywania faktur i znacznie skracają czas potrzebny na zamknięcie miesiąca.

Optymalizacja procesów księgowych przekłada się zatem nie tylko na redukcję kosztów pracy, ale także na lepszą zgodność z narzuconymi przez nowe regulacje fiskalne.

Jakie są główne korzyści z używania kart paliwowych?

• Oszczędność czasu : eliminacja ręcznego wprowadzania faktur do systemu księgowego
• Oszczędności finansowe : zbiorcze faktury oraz możliwość negocjowania stawek hurtowych u dostawców
• Łatwiejsza kontrola : monitorowanie zużycia paliwa per pojazd w czasie rzeczywistym
• Zgodność z przepisami : automatyczne ujmowanie odliczenia VAT zgodnie z aktualną ustawą
• Redukcja ryzyka błędów : brak duplikowania danych i zbierania paragonów z różnych stacji

Komu najbardziej przydadzą się karty paliwowe w 2025 roku?

Jakie branże najbardziej skorzystają na kartach paliwowych?

Sektory z intensywnym wykorzystaniem floty firmowej odczują największe korzyści z wdrożenia kart do tankowania. Przede wszystkim mowa tu o branży transportowej, usługach kurierskich, budownictwie oraz handlu detalicznym z rozbudowaną logistyką dostaw.

Firmy te charakteryzują się wysoką liczbą przejazdów i znacznie większym wolumenem transakcji paliwowych. Korzyści są też widoczne w sektorze rolniczym i przemysłowym, gdzie pojazdy są intensywnie użytkowane na dużym obszarze – łatwiejsze rozliczenie podatkowe i stała kontrola nad kosztami operacyjnymi stanowią tu istotną wartość dodaną.

Warto zaznaczyć, że dostawcy, tacy jak Shell, BP czy Orlen oferują programy lojalnościowe oraz integrację systemu kartowego z platformami do zarządzania flotą.

Dlaczego MŚP powinny rozważyć korzystanie z kart paliwowych?

Małe i średnie przedsiębiorstwa szczególnie skorzystają na wdrożeniu systemów kart paliwowych, ponieważ pozwalają one efektywnie zarządzać kosztami operacyjnymi przy ograniczonych zasobach kadrowych. Dzięki uproszczonemu fakturowaniu zbiorczemu oraz automatyzacji procesów księgowych, MŚP zyskują nie tylko oszczędność czasu, ale również lepszy wgląd w wydatki.

Poprawa płynności finansowej następuje dzięki odroczonym terminom płatności oferowanym przez wielu operatorów kart paliwowych. Takie rozwiązania dostępne są już od kilku pojazdów i nie wymagają dużych wolumenów zakupowych, co czyni je idealnymi dla firm lokalnych i regionalnych. Dodatkowo, opłaty za kartę są zazwyczaj niższe niż koszty alternatywnych metod administracji flotą.

Jakie pytania zadają najczęściej użytkownicy kart paliwowych?

Jakie są koszty związane z korzystaniem z kart paliwowych?

Czy karty paliwowe obejmują dodatkowe usługi, takie jak parking?

W 2025 roku wiele firm oferujących paliwowe rozwiązania biznesowe rozszerzyło zakres funkcji o usługi komplementarne. Wśród nich znajdują się m.in.: możliwość płatności za parking w mieście (np. przez aplikację Shell SmartPay), automatyczne rozliczanie opłat drogowych i autostradowych, myjnie samochodowe, serwis i ubezpieczenia.

Te dodatkowe usługi usprawniają codzienną pracę logistyki firmowej, ograniczając konieczność stosowania wielu aplikacji czy kart płatniczych. Tym samym, podniesiony został poziom kontroli operacyjnej i zadowolenia kierowców, którzy nie muszą legitymować się osobno w różnych systemach płatności.

Podsumowanie i rekomendacje

W 2025 roku możliwość odliczenia VAT od paliwa stała się łatwiejsza do zastosowania dzięki przejrzystym i nowoczesnym przepisom. Z kolei użycie kart paliwowych sprawia, że nie tylko optymalizuje się księgowość wewnętrzną, ale również poprawia się płynność operacyjną przedsiębiorstwa. Bez względu na to, czy prowadzisz firmę transportową, lokalną hurtownię czy działalność usługową – warto rozważyć wdrożenie systemu kartowego i integrację z cyfrową księgowością.

Odkryj najlepsze oferty kart paliwowych na Companeo i porównaj bezpłatnie rozwiązania dopasowane do Twojej firmy!