Monitoring GPS w firmie: Jakie są wymogi prawne i co mówi na to RODO?

Tak, monitoring pojazdów służbowych jest zgodny z ustawodawstwem, ale pod pewnymi warunkami. Wprowadzenie systemu geolokalizacji w firmie wymaga przestrzegania przepisów prawa pracy oraz europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, czyli RODO.

Celem tych regulacji jest ochrona prywatności pracowników przy jednoczesnym umożliwieniu firmie efektywnego zarządzania majątkiem.

Kluczowe zasady, których należy przestrzegać

Aby monitoring był legalny , firma musi spełnić następujące warunki:

• Obowiązek informacyjny: Musisz jasno i wyczerpująco poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Zgodnie z art. 22² Kodeksu pracy, pracodawca musi podać cel, zakres oraz sposób monitoringu. Informacja ta powinna znaleźć się w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub w obwieszczeniu, a pracownicy muszą zostać o tym poinformowani na piśmie.

• Cel monitoringu: Monitoring musi mieć uzasadniony cel, związany z działalnością firmy. Najczęstsze cele to:

  • Optymalizacja pracy i tras przejazdu.

  • Zwiększenie bezpieczeństwa pojazdów i pracowników.

  • Kontrola zużycia paliwa i czasu pracy.

• Minimalizacja danych: Zgodnie z RODO (zasada minimalizacji danych), firma może zbierać tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia postawionego celu. Nie wolno gromadzić danych nadmiarowych.

• Prywatność: Kluczową kwestią jest ochrona prywatności. Jeśli pracownicy mogą korzystać z pojazdów służbowych do celów prywatnych, musisz zapewnić im możliwość wyłączenia monitoringu w tym czasie. Wiele systemów GPS oferuje specjalny tryb "prywatny", który nie rejestruje danych o lokalizacji.

Co grozi za naruszenie przepisów?

Naruszenie powyższych zasad może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym wysokimi karami finansowymi nałożonymi przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) oraz roszczeniami pracowników. Dlatego tak ważne jest, aby proces wprowadzenia geolokalizacji był przemyślany i zgodny z prawem.

Podsumowując, monitoring pojazdów służbowych jest legalny, o ile jest transparentny, uzasadniony i nie narusza praw pracowników.